Teilrechnung / Anzahlung / Akontorechnung

Das folgende Tutorial zeigt wie in CashCtrl eine Rechnung mit Anzahlung erstellt werden kann. So können Reparaturen oder Bestellaufträge die eine Anzahlung voraussetzen verarbeitet werden. Auf diese Art ist es auch möglich Teilrechnungen und Akontorechnungen zu konfigurieren. Dafür müssen zB nur die Dokumentbezeichnungen angepasst und passende Textvorlagen erstellt werden.

Die Auftragsbearbeitung ist in Dokumente und zugehörige Status aufgezeilt. Jedes Dokument kann eigene Status und Buchungsvorlagen haben. Den Ablauf bestimmen Sie. Zusätzlich legen Sie Buchungsvorlagen fest, die bei Anwählen eines Status ausgeführt werden.

Gewünschter Workflow aus Sicht des Kunden:

1. Wir erstellen eine Offerte.

2. Der Kunde akzeptiert die Offerte.

3. Auftragsbestätigung wird versendet (mit der Auftragsbestätigung wird bei uns 50% des Rechnungbetrages fällig).

4. Demzufolge wird eine Akontozahlung fällig und mitgeschickt.

5. Lieferung wird mit Rechnung (Restbetrag) versendet.

1. Buchungsvorlagen einrichten

Die hier erfassten Buchungen können bei den Aktionen in allen Status verwendet werden. Anzahlung und Zahlung sind exakt gleich, werden aber auf diese Weise im Journal unterschiedlich ausgewiesen. Zahlung ist schon als Standard Buchung erfasst.

2. Offerte einrichten

Status Entwurf/Offen lösen keine Buchungen aus.
Status Akzeptiert löst auch keine Buchungen aus aber fragt ob Dokument Auftragsbestätigung erstellt werden soll.
Status Abgelehnt löst keine Buchungen aus.

3. Auftragsbestätigung

Status Offen löst keine Buchungen aus.
Status Anzahlung erfassen löst auch keine Buchungen aus aber fragt ob eine Rechnung erstellt werden soll. Wird gewählt nach Überweisung der ersten Anzahlung. Damit kann mit dem Auftrag begonnen werden.
Status Storniert löst keine Buchungen aus.

4. Rechnung einrichten

Status Entwurf löst keine Buchungen aus.
Status In Arbeit verbucht die Beträge und erfasst die erste Anzahlung. Dieser Status kann auch zB. 1. Zahlung oder Anzahlung genannt werden. In Arbeit bedeutet hier dass die Anzahlung geleistet wurde und am Auftrag gearbeitet wird.
Status Erledigt steht dafür, dass der Auftrag abgeschlossen wurde. Dieses Dokument wird dem Kunden geschickt. Damit ist die zweite Zahlung fällig.
Status Verrechnet wird mit Eintreffen der zweiten Zahlung erstellt. Der Auftrag ist abgeschlossen.
Status Erinnert Unschön aber kommt immer wieder vor.
Status Storniert Storniert den Auftrag und erfasst eine Gutschrift der Anzahlung.

Wichtig noch: Für die jeweiligen Dokumente empfehlen wir mit Textvorlagen zu arbeiten und Platzhalter einzusetzen. So können die Restbeträge auf der Rechnung angezeigt werden (hier ein wenig dramatisch hervorgehoben). Das gleiche funktioniert auch bei der Anzahlung.

Bedienung in CashCtrl
(immer über "Nächster Schritt"):

A. Offerte

1. Offerte wird als Entwurf erstellt und per Mail an Kunden gesendet. (CashCtrl setzt das Dokument auf "Offen")
2. Kunde akzeptiert Offerte. (User setzt Offerte auf "Akzeptiert", CashCtrl erstellt Auftragsbestätigung)

B. Auftragsbestätigung

1. Auftragsbestätigung mit Status "Offen" wird an Kunde gesendet. (Mit Anzahlungshinweis)
2. Kunde bezahlt Anzahlung.
3. User setzt Dokument auf "Anzahlung erfassen". (CashCtrl erstellt Rechnungsdokument als Entwurf)

C. Rechnung

1. Rechnung mit Status "Entwurf" wird auf "In Arbeit" gesetzt, damit eine Anzahlung erfasst werden kann.
2. Anzahlung wird erfasst, Auftrag ist in Verarbeitung und wird wenn beendet auf "Erledigt" gestellt.
3. Rechnung wird an Kunde gesendet
4. Kunde begleicht die Restzahlung, Rechnung wird auf "Verrechnet" gesetzt und eine Zahlung erfasst.

Eventuell ist auch nur ein Teil der Anleitung hilfreich für Sie. In jedem Fall, falls Sie Fragen oder gute Inputs dazu haben von welchen andere Benutzer*innen profitieren könnten freuen wir uns über eine Mail an support (at) cashctrl.com.