Zusatz­felder für mehr Infos einrichten und mit Variablen auf Dokumenten darstellen

CashCtrl bietet eine Auswahl an Zusatzfelder (Custom Fields), welche bei Buchungsmasken oder Dokumenten hinzugefügt werden können. So lassen sich z.B. im Journal oder Inventar und bei Aufträgen und Personen genauere Daten erfassen.

Die verschiedenen Feldtypen können mit Variablen auf Dokumenten dargestellt werden. Klingt komplizierter als es ist aber eröffnet individuelle Workflows.

Auf das habe ich gewartet, ich lege direkt los!

Ein mögliches Beispiel

Das Beispiel zeigt einen Lieferschein mit verschiedenen Daten, an denen Ware geliefert wurde. Die Daten aus den Zusatzfeldern lassen sich in der Software mit  Variablen/Platzhalter weiter verwenden.

Jedes Zusatzfeld verfügt über eine Variable ($Bezeichnung). Diese kann in einem Text eingefügt werden. So werden sich anpassende Textvorlagen erstellt, die sich auf Rechnungspositionen oder Bestellinfos beziehen.

So sieht das dann aus:

Screenshot einer Rechnung mit dargestellten Variablen aus Zusatzfeldern

Erfassen von Zusatzfeldern

Unter Einstellungen Zusatzfelder  können Zusatzfelder hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. In den Reitern oben sind die möglichen Bereiche angezeigt in welche die Felder platziert werden können. Die Felder wurden unter Aufträge, also den Dokumenten erfasst mit dem Reiter Lieferdaten. Wichtig für die spätere Verwendung sind die Variablen, ganz rechts.

Die Reihenfolge der Felder lässt sich mit Drag and Drop per Maus anpassen.

Screenshot der Zusatzfelder Einstellungen

Verwenden der Zusatzfelder

Die zuvor erfassten Zusatzfelder sind nun im Reiter Lieferdaten ersichtlich und sind bei jedem Auftragsdokument verfügbar.

Screenshot des Rechnung Bearbeiten Fensters

Variablen in Text einfügen

Im Beschreibungstext der Positionen wird die Variable des jeweiligen Lieferdatums aufgeführt. Automatisch werden nun nach und nach mit jeder erfassten Lieferung die Daten dargestellt.

Anmerkung: Im Beschreibungsfeld hat es noch kein komfortables Dropdown Menu um die Platzhalter auszuwählen (ist notiert).

Screenshot vom Hinzufügen einer Position mit Variablen im Beschreibungstext

Zusatzfelder in anderen Texten darstellen

Die Verwendung der Custom Fields ist nicht nur auf die Positionen beschränkt. Auch im Kopftext oder Fusstext lassen sich diese verwenden. Dort mit einem  simplen Platzhalter-Dropdown Menu. Hier in aufgeklappter Form.

Fachkundige User:innen können die Platzhalter auch im HTML/CSS Code der Dokumentvorlage verwenden.

Screenshot Rechnungsvorschau und Dropdown Menü der verfügbaren Platzhalter zum Einfügen in Texte

Zusatzfelder als Spalte in Berichte einfügen

Mit der benutzerdefinierten Formelspalte können die Informationen aus Zusatzfeldern auch in Berichten dargestellt werden. Über ein Menü sind alle verfügbaren Zusatzfelder als eigene Spalte einblendbar.

Screenshot der Konfiguration eines Berichts mit dem Hinzufügen einer benutzerdefinierten Spalte mit einer eigenen Berechnung

Verfügbare Zusatzfelder

  • Textfeld, Linkfeld  für einen einfachen Text oder eine anklickbare URL.
  • Textfeld mehrzeilig  für mehrzeiligen, umfassenderen Text.
  • Kontrollkästchen (Checkbox)  Auswahlkästchen für Optionen, ja/nein.
  • Datumsfeld  für ein auswählbares Datum aus dem Kalender.
  • Auswahlbox mit vorgegebenen Werten  für genaue Auswahlkriterien wie z.B. eine Farbe für eine Lackierung oder Mitgliedsarten in einem Verein.
  • Zahlenfeld nur für Zahlen

Alle Felder können als "Mehrfachfeld" konfiguriert werden, dabei erscheint nach dem Ausfüllen ein weiteres Feld, usw.

Gute Übersicht

Alle Zusatzfelder lassen sich in Spalten in der Übersicht anzeigen und sind komplett suchbar. Genial auch - die Zusatzfelder können direkt mit unserer API angesteuert werden. Damit bieten sich Möglichkeiten die nicht unbedingt üblich sind für eine Cloud Software.

API Dokumentation

Screenshot des Aufträge Moduls mit geöffnetem Dropdown Menü zur Auwahl der Spalten Anzeige

Weitere Beispiele

So vielfältig wie Geschäftsmodelle sind, so vielfältig sind die Anwendungsmöglichkeiten von Zusatzfeldern. Nachfolgend einige Beispiele, wie Zusatzfelder genutzt werden können:

Leihschein als Beispiel für die Anwendung von Zusatzfeldern

Fazit. Zusatzfelder in CashCtrl heisst:

  • Verschiedene Arten von Zusatzfeldern
  • Referenzierung der Feldwerte über Variablen in Texten
  • Suchen und Filtern anhand von Zusatzfeldern

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