PDF-Dateien (z.B. AGB) an Dokumente anhängen

Tutorial: Einseitige oder mehrseitige PDF Dateien automatisch an alle neu erstellten Dokumente anhängen. So gehen AGB oder Vertragsbedingungen nicht mehr vergessen. Manuell anhängen klappt natürlich auch.

Inhalt 

  1. Standard PDF Datei einer Auftragskategorie definieren
  2. Ergebnis
  3. Manuell eine PDF Datei anhängen
  4. Gut zu wissen
Screenshot der Konfiguration einer Auftragskategorie mit dem PDF Reiter in CashCtrl

Bei gewissen Aufträgen muss immer der gleiche Anhang mitgeschickt werden. Zum Beispiel AGBs von Serviceverträgen, Leistungen eines Abos oder weiterführende Infos zu einer Offerte.

Damit diese nicht vergessen gehen und nicht jedesmal manuell mitgeschickt werden müssen, lohnt es sich die einheitliche Funktion von CashCtrl zu verwenden.

Schematische Darstellung des Anhängens eines PDF Anhangs

1. Standard PDF Datei einer Auftragskategorie definieren

Die Einstellungen der gewünschten Auftragskategorie via Konfigurieren in der Auftragsübersicht öffnen oder über Einstellungen Auftragskategorien.
Den Reiter PDF anwählen und dort entweder eine Datei per Drag & Drop ins Fenster ziehen oder eine vom Computer bzw. dem Dateimanager auswählen.

Mit Speichern den Vorgang abschliessen.

Screenshot der Auftragskategorie Einstellungen, wo ein PDF als Standard-Anhang gesetzt werden kann

2. Ergebnis

Wird nun eine neue Rechnung erfasst, wird automatisch die in der Auftragskategorie definierte PDF Datei angehängt. Der Anhang kann bei Bedarf manuell angepasst oder entfernt werden.

Screenshot der Dokumentvorschau mit PDF Reiter, wo automatisch über die Einstellungen der Auftragskategorie ein PDF Anhang hinzugefügt werden kann.

3. PDF manuell anhängen

Werden immer unterschiedliche PDFs angehängt (zum Beispiel Pläne eines individuellen Möbels oder einer elektrischen Installation) ist es sinnvoll dies manuell zu tun. 

In der Detailansicht des Dokumentes im linken Bereich ist der PDF Reiter. Dort kann eine PDF Datei per Drag & Drop hingezogen oder vom Computer/ Dateimanager ausgewählt werden. Das wärs schon.

Screenshot der Dokumentvorschau mit PDF Reiter, wo manuell ein PDF Anhang hinzugefügt werden kann.

Gut zu wissen

  • Der Anhang wird jeweils ganz am Ende des Auftragsdokuments angehängt, also auch nach dem Einzahlungsschein.
  • AGB ändern sich in gewissen Abständen und müssen aktualisiert werden. Eine Änderung des Kategorie-PDFs hat aber keine Auswirkung auf vergangene Dokumente/ Rechnungen. Einmal angehängte PDF Dateien bleiben mit dem Dokument verknüpft und ändern sich nicht rückwirkend.