Erste Schritte und Vorbereitungen für die Lohnbuchhaltung

1. Bankkonto für Lohnzahlungen (via pain.001) hinzufügen

Um Löhne mittels Painfile zu bezahlen, ist ein Bankkonto erforderlich. Dieses wird im Bereich Konten im Reiter Bankkonten über Hinzufügen erstellt.

Im Feld Typ kann definiert werden, ob es das Standardkonto sein soll, also auch für Zahlungsaufträge von Kreditoren oder ob es nur für Lohn verwendet werden darf.

Name und BIC sind Pflichtfelder, IBAN oder QR-IBAN kann wahlweise befüllt werden.

Damit bei Lohnabrechnungen Zahlung buchen das Bankkonto automatisch ausgefüllt wird, muss das Finanzkonto mit dem Bankkonto verknüpft werden. Im Beispiel wird das Konto 1010 Post gewählt.

2. Standort ergänzen

Unter Einstellungen  Standorte kann der Standort (oder mehrere) bearbeitet werden. Hier zum Reiter Weitere Daten wechseln.

Hier kann im Feld Bankkonto ein im vorigen Schritt erstelltes Konto gesetzt werden. Dies ist wichtig, wenn es mehrere Standorte mit unterschiedlichen Konten gibt. Wenn das Feld leer bleibt, wird das im vorigen Schritt gesetzte Standardkonto verwendet.

Die weiteren Felder sind optional, die Telefonnummer Tel. (Lohnausweis) wird auf dem Lohnausweis eingesetzt, damit bei Fragen zum Lohn direkt die zuständige Person erreicht werden kann.

Mit Speichern den Dialog schliessen.

3. Versicherungen erstellen oder bearbeiten

Im Bereich Personen sind in der Kategorie Versicherungen Demo Versicherungen erstellt. Diese können bearbeitet und mit den eigenen Versicherungsdaten befüllt werden. Alternativ Demo Versicherungen löschen und bestehende Versicherungskontakte bearbeiten und den Haken bei der Rolle Versicherung versehen. Damit erscheint der Reiter Versicherung und es können die Daten für Versicherungstyp und die Vertragsnummern eingetragen werden.

Zum Versicherungen Tutorial

4. Person zur Mitarbeiterin machen

Um Lohnabrechnungen für eine Person zu erfassen muss diese als Mitarbeiter:in gespeichert sein. 

Im Bereich Personen bei einer bestehenden Person über Bearbeiten den Dialog öffnen.

Hier nun ganz oben im Dialog den Haken setzen bei der Rolle Mitarbeiter:in und ggf. die Kategorie anpassen.

Das Feld Anrede ist sinnvoll auszufüllen, ebenso der Reiter Adresse mit Kantonsangabe da Lohnarten je Kanton variieren wie z.B. Kinderzulagen oder Quellensteuer.

5. Mitarbeiter:innen Infos ergänzen

Im Reiter Mitarbeiter:in werden nun die Sozialversicherungs-Nr. (AHV-Nr.) eingegeben und das Geburtstdatum hinterlegt. Letzteres ist wichtig für die AHV Beiträge, da diese erst ab einem gewissen Alter fällig werden.

Ausserdem ist es möglich ein Layout für den Lohnausweis sowie ein Arbeitsort auszuwählen.

Im Bereich Ein- und Austritte wird über Hinzufügen das Datum des Ein- oder Austritts gesetzt. Wenn hier kein Wert gesetzt wird, dann geht CashCtrl davon aus, dass die Person schon lange in der Firma — also aktiv — ist.

6. Kinder erfassen (optional)

Sofern der/die Mitarbeiter:in Kinder hat, können diese im Reiter Kinder hinzugefügt werden. Dies ist für Kinder- oder Ausbildungszulagen erforderlich.

Über Hinzufügen wird ein neues Kind erfasst. Name und Geburtsdatum sind eine erforderliche Eingabe sowie das Datum ab wann die Zulage erhalten wird. Wenn ein Kind in Ausbildung ist, wird das Datum in das Feld In Ausbildung seit eingegeben.

7. Bankkonto bei Mitarbeiter:in hinzufügen

Für die Lohnauszahlung mittels pain.001 Datei ist es notwendig bei der Person ein Bankkonto zu hinterlegen. Im Reiter Bankkonten wird über Hinzufügen ein neues Bankkonto erstellt. Hier den Typ des Kontos wählen sowie IBAN und Währung setzen. Die BIC ist optional, nicht zwingend erforderlich für ein pain.001 File.

Die Person Speichern, das wärs an Vorbereitungen.

8. Lohnabrechnung erstellen

Im Bereich Löhne über Hinzufügen den Dialog für eine neue Lohnabrechnung öffnen.

Im Feld Vorlage ist standardmässig Monatslohn gesetzt. Hier stehen über das Dropdown Menü Vorlagen für Stundenlohn sowie Optionen mit Quellensteuer zur Verfügung.

Das Datumsfeld steuert für welchen Monat die Lohnabrechnung erstellt wird. Standardmässig ist der 20. eines Monats gesetzt und für das Auszahlungsdatum der 25. des Monats. Die weiteren Felder wie Status, Nr. und Währung können optional angepasst werden.

Zwingend nötig ist es nun eine.n Mitarbeiter:in auszuwählen.

Wie eine Lohnvorlage bearbeitet wird, zeigen wir in diesem Tutorial

Für Neulinge zur Erklärung:
Jede Zeile in der Tabelle wird als Lohnart bezeichnet. Die Lohnarten sind unterteilt in Lohn, Zulagen und Abzüge.

9. Monatslohn oder Stundenlohn eintragen

In der noch ausgegrauten Zeile Monatslohn wird nun zuerst der Grundlohn eingetragen. Per Doppelklick auf die entsprechende Lohnart oder durch anwählen und über Klick auf bearbeiten wird die Lohnart bearbeitet.

Nun wird der Grundlohn, die Anzahl Tage sowie das Pensum (Beschäftigungsgrad) eingetragen. Mit Übernehmen werden die AHV/ALV Abzüge automatisch berechnet.

10. Abzüge und Zulagen ergänzen

Die Arbeitnehmer-Abzüge für UVG/BVG sowie die Arbeitgeber Beiträge für UVG werden per Doppelklick geöffnet und manuell eingegeben.

Über Hinzufügen werden weitere Abzüge und Zulagen zur Lohnabrechnung hinzugefügt. Im Beispiel ergänzen wir eine Kinderzulage.

Notiz: Lohnarten können hinzugefügt werden, ohne dass sie befüllt werden (für später).

11. Versicherungen setzen

Im Reiter Versicherungen werden für die verschiedenen Versicherungstypen (AHV / BVG / FAK usw) die hinterlegten Versicherungen gesetzt. Für jede auf der Lohnabrechnung vorhandene Versicherung muss hier eine Versicherung gesetzt werden.

Für weitere Abzüge wie ALVZ oder UVGZ werden hier weitere Versicherungen gewählt.

Im Modul Personen in der Kategorie Versicherungen können diese bearbeitet und neu hinzugefügt werden.

12. Wiederholung einrichten

Damit wiederkehrend eine Lohnabrechnung erstellt wird, unten links mit Klick auf Wiederholung eine Wiederholung konfigurieren.

Um einen zeitlich korrekten Versand zu gewährleisten kann das Dokument zu einem früheren Zeitpunkt generiert werden. Standardmässig ist hier 20 Tage eingetragen.

Bei Bedarf die Benachrichtigung setzen (an die eigene E-Mail Adresse), dass neue Lohnabrechnungen erstellt wurden.

13. Fertig — Lohnabrechnung verschicken

Mit Speichern & Öffnen wird die Vorschau der Lohnabrechnung geöffnet. Diese kann nun über E-Mail senden an die Mitarbeiterin verschickt werden.

Mittels Nächster Schritt Zahlungsauftrag erstellen werden verschiedene Varianten eines Zahlungsauftrags erstellt.

Zum Lohnzahlungen Tutorial