Rechnungen Tutorial:
Debitoren- / Verkaufsrechnungen erstellen und versenden

Tutorial: Verkaufsrechnung erstellen, Positionen hinzufügen, strukturieren und mit Textvorlagen komplettieren. Und dann ab als FAX, sorry, E-Mail natürlich.

Inhalt

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Screenshot eines in CashCtrl erstellten Rechnungsdokuments

Nachvollziehbar Aufwände und Dienstleistungen verrechnen - schon eine feine Sache. Rechnungen werden im Hintergrund direkt von CashCtrl verbucht, die Berichte aktualisiert.

Mit oder ohne Umsatz-/ Mehrwertsteuer.

1. Wie erstelle ich eine Rechnung?

Keine grosse Sache in CashCtrl: Im Bereich Aufträge Rechnungen anwählen und über Hinzufügen eine neue Rechnung erstellen.

Im erscheinenden Dialogfenster alle Angaben dazu erfassen:

Geschäftspartner
Positionen
Sachbearbeiter
Sprache
Rabatt usw.

Screenshot des Rechnung Hinzufügen Dialogs

2. Strukturierung und Aufbau

Um das Dokument zu strukturieren gibt es folgende Möglichkeiten:

Titel
Text (auch aus Vorlagen)
Optionstotal
Zwischentotal
Seitenumbruch

Die einzelnen Zeilen lassen sich per Drag and Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen.

Ausserdem kann hier die Sprache des Dokuments, ein Rabatt und die Rundungsoption gesetzt werden.

Sind alle Angaben erfasst, wird mit Speichern & öffnen die Vorschau des Dokuments geöffnet.

Screenshot des Hinzufügen Dropdown Menu zur Strukturierung des Auftragsdokuments

3. Rechnungsvorschau, Texte und PDF beifügen

Speichern & öffnen erstellt eine PDF Vorschau der Rechnung. In dieser Ansicht können in der Seitenleiste Text oberhalb und Text unterhalb der Tabelle eingefügt werden. Auch hier lassen sich für effizientes Arbeiten Vorlagen speichern und auswählen.

Im Reiter PDF kann ein PDF Dokument wie z.B. AGBs hochgeladen werden. Dieses wird mit der Rechnung zu einem PDF Dokument vereinigt.

Zum Textvorlagen Tutorial

Zum PDF Anhang Tutorial

Screenshot der PDF Vorschau mit Editor in der Seitenleiste für Texte oben und unten.

4. Rechnung als PDF herunterladen oder per E-Mail verschicken

Aus der Detailansicht kann die Rechnung als PDF heruntergeladen werden. Durch Klick auf PDF wird der Download gestartet und CashCtrl fragt, ob der Status des Dokuments auf "Offen" gesetzt werden soll.
Beim PDF Versand per E-Mail, wird der Status automatisch auf "Offen" gesetzt. Dadurch wird automatisch die entsprechende Buchung aufs Debitorenkonto gemacht.

Zum Versenden von E-Mails können Texte als Vorlage gespeichert werden und mit Variablen wie z.B. der Anrede und des Empfängernames automatisiert werden.

Infoseite: Dokumente per E-Mail versenden

Zum Tutorial: SMTP Server für E-Mail Versand einrichten

Screenshot des Rechnungsversands per Email direkt aus CashCtrl

5. Zahlung verbuchen. Status ändern.

Ist die Zahlung auf dem Bankkonto eingegangen, kann die Zahlungsbuchung erfasst werden. Die Rechnung wird in der Übersicht ausgewählt und über Nächster Schritt Bezahlt als Bezahlt markiert. CashCtrl fragt sogleich ob die Zahlung erfasst werden soll. Im folgenden Fenster kann die Buchung dann eingegeben werden.

Wichtig: Ein Status ist nur ein Label und hat keinen Einfluss auf das Debitorenkonto, also ob noch Beträge offen sind oder nicht.

Screenshot der Erfassung der Zahlung eines Auftragsdokuments in CashCtrl

6. Gut zu wissen

CashCtrl PRO verfügt über eine Importfunktion für Bankbewegungen. Zahlungen müssen damit nicht mehr manuell eingegeben werden.
Möglich sind nach ISO 20022 Standard: camt.052, camt.053, camt.054 (Version 8, 2019) und MT940. Die Files können auch gezippt hochgeladen werden. CashCtrl erkennt nach und nach die Daten und lässt Sie mit jedem Import genauer und korrekter Arbeiten.
Mehr über den Import mit CashCtrl PRO erfahren.