Update Infos: Lohnbuchhaltung

Das Update zu CashCtrl 2.0 bewirkt Änderungen in bestehenden, vor dem 1.3.2025 registrierten Accounts. Hier wird erklärt was in welchen Bereichen der Organisation in CashCtrl passiert.

Inhalt

  1. Neue Konten und Nummerierung
  2. Doppelte Konten bereinigen
  3. Neue Personen (Versicherungen)
  4. AGB Anpassungen

1. Neue Konten und Nummerierung

PRO Accounts: Damit die Lohnbuchhaltung funktioniert, werden in bestehenden Accounts neue Konten hinzugefügt. Diese sind in der Kategorie Personalaufwand erstellt. Gibt es eine Kontonummer bereits, so bekommt das automatisch erstellte Konto die gleiche Nummer mit einer angehängten .1. Im Screenshot ist dies z.B. beim Konto 5820.1 Reisespesen der Fall.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie mit diesen Duplikaten umgegangen wird. Siehe nächster Schritt.

FREE Accounts: werden die neu erstellten Konten nicht für ein etwaiges PRO Upgrade bzw. eine spätere Verwendung der Lohnbuchhaltung benötigt, können sie gelöscht werden. Falls ein Upgrade zu PRO durchgeführt wird, müssen die Konten bei den Lohnarten eingepflegt werden. Wem das zu aufwendig ist, der stellt die Konten einfach auf inaktiv.

Die Liste der neu erstellten Konten:

5005 Leistungen von Sozialversicherungen
5890 Privatanteile Personalaufwand
5600 Löhne Verwaltung
5003 Provisionen
5002 Erfolgsbeteiligungen
5830 Pauschalspesen
5823 Übrige effektive Spesen
5822 Übernachtungsspesen
5821 Verpflegungsspesen
5079 Quellensteuer
5074 KTG

 

5073 Unfallversicherung
5072 Vorsorgeeinrichtungen
5070 AHV/IV/EO/ALV
2274 Kreditor KTG
2273 Kreditor Unfallversicherung
2272 Kreditor FAK
2271 Kreditor AHV/IV/EO/ALV
5071 FAK
5001 Zulagen
2270 Kreditor Vorsorgeeinrichtungen
5820 Reisespesen
2222 Lohndurchlaufkonto

 

2. Doppelte Konten bereinigen

Fall 1: Das Konto wurde verwendet, aber für einen anderen Zweck: Wenn es eine andere Funktion / Name hat, kann das Konto selbstverständlich behalten werden.

Fall 2: Das Konto wurde nicht verwendet, hat also keine Buchungen: Konto 5820 löschen und Konto 5820.1 umbenennen bzw. ".1" im Namen entfernen. Fertig

Fall 3: Wurde das Konto bereits verwendet, so muss die Lohnart angepasst werden. Über Einstellungen Lohnkonfiguration den Reiter Lohnarten öffnen. Hier die Lohnart Reisespesen bearbeiten und das Konto im Feld Soll zu 5820 Spesenentschädigungen abändern.

3. Neue Personen (Versicherungen)

Damit die Lohnbuchhaltung funktioniert, werden in bestehenden Accounts neue Personen (Demo Versicherungen) hinzugefügt. Wie diese geändert werden oder wie bestehende Kontakte zu einer Versicherung umfunktioniert werden, kann im Versicherungen Tutorial nachgelesen werden.

 

Die neu angelegten Versicherungen sind:

INBVG01 Demo-Versicherung (BVG, UVG, KTG)
INAHV01 Demo-Ausgleichskasse (AHV, FAK)

4. AGB Ergänzung

Ab 1.3.2025 werden unsere Nutzungsbedingungen um einen Absatz (7.) zur neuen Option "Mitarbeiter" ergänzt.

7. Mitarbeiter
Das Lohnbuchhaltungs-Modul steht ausschliesslich für PRO- und ENTERPRISE-Accounts zur Verfügung. FREE beinhaltet keine Lohnbuchhaltung.

Für die Lohnbuchhaltung wird pro Mitarbeiter ein Zusatzbetrag zum Grundpreis fällig, sobald im aktuell bezahlten Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung erstellt wird. Die Abrechnung erfolgt pro Mitarbeiter, nicht pro Lohnabrechnung

Als Mitarbeiter gelten sowohl Benutzer mit Login als auch Mitarbeiter ohne Login. Wenn ein Account beispielsweise drei Benutzer im Grundpreis inkludiert, sind damit auch drei Mitarbeiter abgedeckt. Beim Erwerb zusätzlicher Benutzer wird die Anzahl der Mitarbeiter entsprechend erhöht (z.B. +5 Benutzer = +5 Mitarbeiter).

Unterschied zwischen Benutzern und Mitarbeitern:
Ein Benutzer (mit Login) ist automatisch auch Mitarbeiter (ohne Login).
Ein Mitarbeiter (ohne Login) gilt jedoch nicht als Benutzer (mit Login).

Soll für einen Mitarbeiter sowohl eine Lohnabrechnung erstellt als auch ein Zugang zur Applikation bereitgestellt werden, muss ein Benutzer erworben werden. Falls nur Lohnabrechnungen ohne Login benötigt werden, genügt der Erwerb eines Mitarbeiters.

Lohn gehts mit der Einrichtung

Erste Schritte und Vorbereitungen für Lohnbuchhaltung

Mitarbeiter:innen erstellen

Versicherungen hinzufügen

Lohnabrechnungen Monatslohn