Textvorlagen für Auftragsdokumente verwenden

1. Textvorlage erstellen

Über Einstellungen Textvorlagen die Übersicht öffnen. Alternativ kann über das ... Menü beim Auswahl-Dropdown der Dialog geöffnet werden. Die Textvorlagen sind in Reitern organisiert, je nachdem wo Sie verwendet werden sollen.

• Text oben / Text unten: bei Auftragsdokumenten / Rechnungen oberhalb und unterhalb der Positionstabelle
• E-Mail: beim Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus CashCtrl heraus ein Begleittext verwenden
• Position: in der Positionstabelle eines Auftrags eine Textposition, z.B. als Erläuterung einer Offerte einfügen.

Mit Hinzufügen wird eine neue Vorlage erstellt.

2. Text eingeben, Platzhalter hinzufügen

Nun kann der Text eingegeben und gespeichert werden. An dieser Stelle weisen wir noch auf die Platzhalter/ Variablen hin.

Durch die Verwendung von Variablen (gelb markiert) kann im Text auf Werte und Angaben aus dem Dokument referenziert werden. Zum Beispiel zur Empfängerin, dem Betrag, Zahlungsfrist oder Zusatzfelder. Der Vorteil dabei ist, dass der Wert nicht mehr eingegeben werden muss, sondern von CashCtrl automatisch eingesetzt wird.

Das heisst die Texte aus der Vorlage passen sich an, je nachdem an wen das Dokument geschickt wird oder von wem es erstellt wurde. Die Variable $myFirstName nimmt z.B. immer den Vornamen des eingeloggten Benutzers.

3. Vorlage auswählen

Aus der Liste den gewünschten Text auswählen. Et voilà. Zur einfacheren Ansicht wurden die Texte hier gelb markiert. (Falls Ihnen das designtechnisch zusagt gerne einfach übernehmen).

Im Prinzip können fast alle eingegebenen Daten in Texten angezeigt werden. Eigene Zusatzfelder werden ebenfalls als Platzhalter aufgeführt.

4. Textvorlagen als Standard für Kategorie setzen

Wird immer mit dem gleichen Text kommuniziert und muss dieser nicht immer verändert werden, empfiehlt es sich dieser als Standardvorlage zu setzen.

Die Textvorlage wird in den Einstellungen einer Kategorie hinterlegt und bei jedem neuen Dokument automatisch ausgewählt.

Dies kann über Einstellungen Auftragskategorien Kategorie bearbeiten Texte definiert werden.