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Tutorial: Schweizer QR-Rechnungen mit und ohne ESR erstellen und als PDF herunterladen oder verschicken. Für Europa QR-Rechnungen mit dem GiroCode erstellen.
Inhalt
Eine Schweizer QR-Rechnung zu erstellen ist in CashCtrl äusserst einfach. Um den normalen QR Code zu generieren reichen die Angaben vom roten bisherigen Einzahlungsschein aus. Dazu muss in der Organisation ein Standort mit Adresse und IBAN definiert sein. Alles Weitere geschieht automatisch.
Falls noch keine Kontoangaben erfasst wurden, dies unter Einstellungen Standorte oder gleich oben via Organisation Standorte nachholen. Hier können die Kontoangaben eingegeben werden.
Wenn nur eine IBAN eingegeben wird, aber keine QR- IBAN, dann generiert CashCtrl automatisch eine Referenz- Nummer nach ISO-11649 Standard. Um Referenznummern zu nutzen ist die QR- IBAN also nicht zwingend notwendig.
Mit Speichern bestätigen.
QR-IBAN: Um mit einer schweizer ESR Referenz- Nummer zu arbeiten muss eine QR-IBAN erfasst werden. Diese kann das Finanzinstitut bereitstellen.
QR-Referenz / ESR-ID: Die QR-Referenz ist 27-stellig, bzw. 26 Stellen + Prüfziffer. Die ersten Ziffern in der QR-Referenz sind standardmässig Nullen. Optional kann die eigene ESR-ID, oder was immer gewünscht wird, für die ersten 1-8 Ziffern eingegeben werden. Das ist aber optional, das Feld ansonsten einfach leer lassen.
Um den QR-Code mit dem Zahlteil auf Dokumenten darzustellen, muss eine entsprechende Dokumentvorlage gewählt werden die das Kürzel QR im Namen trägt. Es stehen folgende Standard-Vorlagen zur Auswahl:
Damit bei allen neuen Dokumenten standardmässig die Dokumentvorlage mit QR Code verwendet wird, kann über Einstellungen Dokumentvorlagen eine Vorlage ausgewählt werden. Auf Bearbeiten klicken und dort in der Konfiguration den Haken setzen bei "Als Standard-Vorlage verwenden" - fertig.
Es kann für jede Auftragskategorie (wie Offerte, Rechnung usw.) eine eigene Dokumentvorlage definiert werden. Dies ist möglich über Aufträge Verkauf Konfiguration. Dort die Kategorie bearbeiten und die Dokumentvorlage auswählen.
Falls Rechnungen ins europäische Ausland verschickt werden sollen (innerhalb Europa, z.B. nach Deutschland), kann auch die europäische QR-Rechnung mit dem GiroCode verwendet werden. Einzige Vorgabe ist, dass die Rechnung in Euro ausgestellt wird.
Konfiguriert und angewendet wird die QR-Rechnung Europa genau gleich wie die Schweizer QR Rechnung. Zur Auswahl stehen folgende Dokumentvorlagen:
