Lohnvorlagen konfigurieren

1. Basisvorlage und Vererbungsprinzip

Über Einstellungen Lohnkonfiguration (Oder direkt bei den Löhnen über Mehr Konfiguration) wird die Lohnkonfiguration geöffnet. Im ersten Reiter Lohnvorlagen sind die standardmässig vorhandenen Lohnvorlagen sichtbar.

Die Lohnvorlagen funktionieren nach dem Prinzip der Vererbung. Die im Baum eingerückten Lohnvorlagen erben standardmässig von der übergeordneten Lohnvorlage. D.h. grundlegende Dinge wie eine Versicherung kann z.B. in der Basisvorlage hinterlegt werden, so gilt sie für alle untergeordneten Lohnvorlagen. Gibt es aber z.B. eine separate Versicherung, welche nur für Stundenlohn gilt, so kann die Versicherung in der Lohnvorlage Stundenlohn überschrieben werden.

Es kann mehrere Basisvorlagen (auch unter anderem Namen) geben

2. Basisvorlage bearbeiten

Über die Auswahl einer Lohnvorlage und Bearbeiten wird der Dialog geöffnet. Da die Basisvorlage wie eine Mastervorlage fungiert, erbt diese logischerweise nicht von einer anderen Lohnvorlage. Bei den Lohnvorlagen Monatslohn und Stundenlohn ist hier die Basisvorlage standardmässig gesetzt.

Neben dem Namen der Lohnvorlage (mehrsprachig), kann hier folgendes eingestellt werden, was dann für alle erbenden Lohnvorlagen gilt:

• Laufnummer
• Währung
• Layout der Lohnabrechnung
• Absender

Ausserdem wird hier das Datum der Lohnabrechnung (20.) und das Zahlungsdatum (25.) gesetzt. Dies kann individuell gewählt werden.

3. Lohnarten

Weiter geht es im Reiter Lohnarten. Lohnarten werden anhand ihrer Nummer sortiert. Analog dazu werden sie in dieser Reihenfolge auf Lohnabrechnungen aufgeführt.

Die Spalte Werte zeigt die Beträge oder Prozentsätze an, welche für die Lohnart vorausgefüllt sind. Über Bearbeiten können diese angepasst werden.

In der letzten Knippex Spalte ist das Häkchen für Werte, welche nur vorkonfiguriert sind. Vorkonfigurierte Lohnarten kommen nicht automatisch auf die Lohnabrechnung, sie dienen für die Definition von Beträgen oder Sätzen. Die Lohnart wird dann auf der Lohnabrechnung noch manuell hinzugefügt.

4. Lohnarten ergänzen

Es macht Sinn, regelmässig benötigte Lohnarten schon auf der Lohnvorlage aufzuführen. So zum Beispiel weitere Versicherungen wie KTG oder Spesen.

Diese Lohnarten werden dann bei einer Lohnabrechnung automatisch (grau, da noch leer) aufgeführt — und dann erst befüllt, wenn die Lohnabrechnung erstellt / bearbeitet wird und die Lohnart ausbezahlt werden soll.

Über Hinzufügen können beliebige Zulagen oder Abzüge auf der Lohnvorlage ergänzt werden.

5. Versicherungen setzen

Wenn alle Mitarbeiter:innen in der Firma bei der gleichen Versicherung sind, ist es sinnvoll die Versicherungen in der Basisvorlage einzutragen. Falls Monats- und Stundenlöhner z.B. unterschiedliche Versicherungen haben, kann dies bei der Lohnvorlage Monatslohn und Stundenlohn definiert werden.

Im Reiter Versicherungen können für die verschiedenen Versicherungstypen (AHV, BVG, UVG etc.) die jeweilige Versicherung bzw. der entsprechende Vertrag gewählt werden.

6. Textvorlagen hinterlegen

Im Reiter Texte werden die Vorlagen hinterlegt für Begleittexte im Zusammenhang mit Lohnabrechnungen.

Hier werden die Texte auf der Lohnabrechnung (Text oben, Text unten), der E-Mail Betreff, der E-Mail Text sowie die Mitteilung, welche beim Zahlungsauftrag (pain.001) mitgegeben wird eingegeben bzw. ausgewählt.

Speichern nicht vergessen und dann Lohnabrechnungen erstellen