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Tutorial: 6 Tipps wie Unstimmigkeiten in der Buchhaltung gelöst werden können.
Inhalt
Wer kennt es nicht, beim Jahresabschluss taucht ein unverbuchter Gewinnvortrag von CHF 25.41 in der Bilanz auf. Oder das Debitorenkonto in der Bilanz stimmt nicht mit dem Bericht "Offene Debitoren" überein.
Woher kommt der Betrag und wie kann dieser eliminiert werden? Eine Schatzsuche nach der Diskrepanz.
Im Bilanz Bericht die Spalten Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz I und Schlussbilanz II einblenden. Die Diskrepanz wird deutlich, wenn die Zahl (z.B. des Gewinnvortrags) in der Spalte "Eröffnung" (z.B. 15.10.2023) von der Zahl in der Spalte "Schlussbilanz" (z.B. 31.10.2023) abweicht.
Zum Eingrenzen des Zeitraums oben rechts auf den Button Zeitraum wählen klicken, wo aus einer Auswahl an vordefinierten Zeiträumen (Semester, Quartale, Monate) gewählt werden kann oder benutzerdefiniert nach Datum gefiltert werden kann.
Dann von grossen Zeiträumen auf immer kleinere bis auf einen Tag filtern. Wenn z.B. ersichtlich ist, dass die Diskrepanz im zweiten Semester (S2) besteht, im Zeitraum S1 jedoch nicht, so ist klar, dass sie im zweiten Halbjahr entstanden sein muss.
Um dem Zeitpunkt näher zu kommen, testen, ob die Diskrepanz im 3. oder 4. Quartal auftaucht. Falls sie im 4. Quartal auftaucht, im 3. jedoch nicht, monatsweise für Oktober, November und Dezember filtern und schliesslich benutzerdefiniert wochen-/ tageweise eingrenzen bis der Zeitpunkt auf den Tag genau klar ist.
Ist der Zeitpunkt klar, an welchem Tag die Diskrepanz entstanden ist (siehe Punkt 1), so kann mit dem Bericht Buchungszeilen herausgefunden werden, welche Buchungen an diesem Tag vorgenommen wurden.
Warum nicht im Journal? Hier werden Sammelbuchungen nicht aufgeschlüsselt, daher ist der Bericht Buchungszeilen besser.
Falls am Standard-Kontenrahmen beim Aufsetzen von CashCtrl etwas angepasst wurde, ist es möglich, dass dabei vergessen wurde die Standardkonten anzupassen. Diese benötigt CashCtrl um richtig zu funktionieren.
Überprüfen unter Einstellungen Standardkonten. Es sind drei Reiter vorhanden:
Ist ein Konto versehentlich per Drag & Drop in eine falsche Kategorie verschoben worden, so hat dies ggf. Auswirkungen auf verschiedene Berichte wie Bilanz und Erfolgsrechnung.
Zur Überprüfung die Spalte "Kategorie" einblenden und jede Kategorie überprüfen ob eine Kontonummer mit einer aussergewöhnlichen Nummer für die Kategorie vorhanden ist.
Um zu überprüfen ob eine Buchung auf ein Bilanzkonto (9000er Kategorie) vorliegt, welche dort nicht sein sollte, kann das Kontojournal der Bilanzkonten geöffnet werden.
Dazu im Journal oben neben "Alle Konten" auf das klicken und im Dropdown die Kontonummer oder Bezeichnung eingeben.
Auf die Bilanzkonten darf nur Folgendes gebucht werden:
Der Bericht "Offene Debitoren" zeigt nur Buchungen, die aus Aufträgen/ Rechnungen entstehen. Manuelle Buchungen aufs Debitorenkonto werden nicht dargestellt.
Daher ist es bei einer Diskrepanz zwischen dem Saldo des Debitorenkonto und dem Bericht "Offene Debitoren" sinnvoll zu überprüfen ob es manuelle Buchungen auf das Debitorenkonto gibt.
Wird die Buchhaltung neu mit CashCtrl geführt und es existieren offene Debitoren aus der vorherigen Buchhaltung?
Dann empfehlen wir ein weiteres Debitorenkonto zu erstellen (z.B. "Debitoren alt"), auf das die Eröffnungsbuchungen der Debitoren gebucht werden. Somit ist der Bericht offene Debitoren von Anfang an korrekt und wird nur anhand der in CashCtrl erstellten Aufträge nachgeführt.
Wir hoffen, dass unser Tutorial dabei helfen konnte die Unstimmigkeit zu finden. Falls nicht, kann es auch sein, dass es an etwas Anderem liegt. Schreiben Sie uns eine Support Nachricht und wir machen uns gemeinsam auf die Suche.
