Am Beispiel vom Verkauf werden die Konfigurationsmöglichkeiten gezeigt. Dieselben Möglichkeiten sind im Reiter Einkauf vorhanden.
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Die Auftragsbearbeitung lässt sich ganz dem eigenen Workflow anpassen. Die vorkonfigurierten Kategorien lassen sich beliebig anpassen und auch eigene Auftragskategorien hinzufügen.
Inhalt
Am Beispiel vom Verkauf werden die Konfigurationsmöglichkeiten gezeigt. Dieselben Möglichkeiten sind im Reiter Einkauf vorhanden.
Über Einstellungen Auftragskategorien wird der Einstellungsdialog geöffnet. Dieser zeigt die Übersicht über die bestehenden Auftragskategorien, deren Anordnung per Drag&Drop angepasst wird.
Über Hinzufügen wird eine neue Auftragskategorie hinzugefügt. Alternativ über Kopieren eine bestehende Kategorie duplizieren und im Nachgang konfigurieren.
Nicht benötigte Kategorien werden im nächsten Schritt 2. auf inaktiv gesetzt, damit sie in der Aufträge Übersicht ausgeblendet werden. Alternativ werden sie hier direkt gelöscht.
Die gewünschte Kategorie auswählen und Bearbeiten klicken öffnet die Konfiguration.
Hier können Name, Debitorenkonto und weitere Parameter angepasst werden:
Im Reiter Status werden die Status angeordnet, bearbeitet und gelöscht. Im Bearbeiten Dialog werden der Name und die Farbe des Status gesetzt. Weiter kann eine Aktion definiert werden, welche ausgelöst wird, sobald in diesen Status gewechselt wird. Zum Beispiel kann aus einer akzeptierten Offerte eine Auftragsbestätigung generiert werden.
Über die Checkboxen lässt sich wählen:
Buchungsvorlagen sind bei Auftragskategorien sinnvoll, welche Buchungen auslösen. Das sind in der Standard Konfiguration Rechnungen und Gutschriften.
In diesem Reiter werden Vorlagen hinzugefügt, kopiert, bearbeitet oder gelöscht. Zum Beispiel kann bei der Buchungsvorlage Zahlung das Standardkonto geändert werden. Im Screenshot wird eine Buchungsvorlage für Debitorenverluste erstellt.
Wichtig für MwSt. pflichtige Unternehmen: bei den Buchungsvorlagen für z.B. Skonto, Mehrertrag oder Debitorenverluste muss der Haken bei Steuersatz erlauben gesetzt sein. Nie jedoch bei Zahlungsbuchungen!
Im Reiter Texte können Standardtexte hinterlegt werden, welche für jeden neuen Auftrag verwendet werden. Drei Texte lassen sich hinterlegen:
Mittels Platzhalter (gelb markiert) werden konsistente, fehlerfreie Texte eingefügt.
Mehr dazu im Textvorlagen Tutorial
Im Reiter PDF kann eine PDF Datei hinterlegt werden, die standardmässig an jeden Auftrag dieser Auftragskategorie angefügt wird. Beispielsweise können hier AGBs oder Vertragsbedingungen angehängt werden. Dabei wird das Anhang PDF mit dem Auftrag zu einem PDF verschmolzen.
Es ist möglich eigene Auftragskategorien zu erstellen, auch ohne Positionen und mit ganz anderem Layout. Die Möglichkeiten sind dank HTML / CSS Editor bei den Dokumentvorlagen grenzenlos, so können z.B. Briefe oder Serienbriefe erstellt werden.