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Lohnbuchhaltung Tutorial: individuelle Textvorlagen für Lohnabrechnungen erstellen — mit Platzhaltern für automatische Personalisierung und Standardvorlagen für effiziente Lohnläufe.
Inhalt
Über Einstellungen Lohnkonfiguration den Reiter Textvorlagen öffnen. Die Textvorlagen sind in weitere Reiter untergliedert:
Über Hinzufügen wird eine neue Textvorlage erstellt. Der Name der Vorlage dient nur der eigenen Unterscheidung. Sinnvoll ist hier evtl. eine Unterscheidung in Vorlagen für Sie-Form und Duzis oder in Vorlagen nach Geschlecht.
Mit Variablen werden konsistente, fehlerfreie Begleittexte erzielt. Die Platzhalter werden je nach Mitarbeiter mit den korrekten Daten befüllt, das Ergebnis ist unter Punkt 5 ersichtlich.
Über das [ ... ] Variablen Menü können Variablen für verschiedene Bereiche gewählt werden. Die Platzhalter sind definiert durch ein vorangestelltest $ Zeichen. Im Screenshot sind die Platzhalter farblich hervorgehoben zur besseren Sichtbarkeit.
In der Vorschau Ansicht einer Lohnabrechnung in den Reiter Texte wechseln. Hier stehen über das Dropdown Menü im Bereich Text oben und Text unten die gespeicherten Textvorlagen zur Verfügung und können hier manuell ausgewählt werden.
Sollen Standard Textvorlagen gesetzt werden, zum nächsten Punkt springen :-)
Um Standard Textvorlagen zu definieren in den Reiter Lohnvorlagen wechseln.
Hier wird für jeden Ort im Bereich der Lohnbuchhaltung die Standard Textvorlage definiert. Ausserdem wird hier der E-Mail Betreff für den Versand von Lohnabrechnungen bzw. Lohnausweisen eingegeben. Hier empfiehlt sich den Platzhalter $documentName nicht zu ändern, da damit sowohl Lohnabrechnung als auch Lohnausweis korrekt betitelt wird.
Wir empfehlen bei der Basisvorlage die Standard Texte zu definieren, so gibt es immer eine gesetzte Textvorlage, auch wenn in einer in der Hierarchie der Vorlagen tiefer angesetzte Vorlage keine eigene Textvorlage definiert hat.
Über E-Mail senden bei einer Lohnabrechnung öffnet CashCtrl den Dialog. Ist eine Standard Textvorlage gesetzt, wird diese direkt geladen. Alternativ kann hier manuell aus dem Dropdown Menü eine Textvorlage gewählt werden. Über Vorschau ist ersichtlich, welche Werte CashCtrl für die Variablen einsetzt und wie der Text bei den Mitarbeitenden ankommt.
