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Jedes Geschäft setzt auf einen etwas anderen Workflow. Arbeitsabläufe sollten so umgesetzt werden dass sie möglichst fehlerunanfällig und klar sind. Um dem gerecht zu werden ist CashCtrl so aufgebaut dass eigene Dokumente erstellt werden können. Eventuell reicht Ihnen auch nur ein Teil des Tutorials als Inspiration.
Unser Tipp: Erst mit Stift und Papier kurz skizzieren wie Ihr Workflow aussehen soll und dann loslegen in der Software.
Unser Tutorial zeigt die Möglichkeit wie ein Leihschein für Mieten erstellt werden kann. Dafür gehen wir von der Firma Marias Bike Shop aus, die einen Fahrradverleih betreibt. Ziel ist es eine Dienstleitung als Position mit bestimmtem Start und End-Datum auf dem Leihschein aufzuführen.
Erstellen Sie im Inventar eine neue Dienstleistungskategorie, wir nennen sie hier Veloverleih und erfassen Sie die verschiedenen Dienstleistungen über den Hinzufügen Button oben.
Einer Kategorie können individuelle Aufwand- und Ertragskonten zugewiesen werden. Durch diese Aufschlüsselung können genauere Berichte erzeugt werden die zeigen welche Geschäftsbereiche am besten performen.
Maria Veloverleih setzt auf E-Bikes, diese werden alle zum gleichen Ansatz vermietet. Für Tandems oder andere Spezialfahrzeuge würden noch weitere Dienstleistungen erfasst werden.
Wechseln Sie zum Auftragsbereich. Über Einstellungen/Auftragskategorien/Verkauf erstellen Sie die neue Kategorie Leihschein.
Als Laufnummer passt die Lieferscheinnummer jetzt perfekt, daher wählen wir diese. Ansonsten über Einstellungen/Laufnummern eine eigene erfassen. Unter Status setzten wir Offen/Ausgeliehen/Retourniert als Status. Speichern Sie die Vorlage.
Auf dem Leihschein soll das Start- und Enddatum der Miete ersichtlich sein. Dafür verwenden wir Zusatzfelder. Über Einstellungen/Zusatzfelder/Aufträge erfassen wir zwei Datumsfelder und nennen sie Start der Miete und Ende der Miete. Wir weisen die Felder dem Reiter Leihdaten zu.
Wir springen zur Dokumentvorlage. Auf die Gestaltungsmöglichkeiten mit CSS und HTML gehen wir nicht näher ein. Als Anpassung fürs Tutorial wurde ein A4 PDF als Briefpapier in den Hintergrund gelegt. Ansonsten alles Standard.
Die Vorlage steht, nun befüllen wir das Dokument. Maria Muster Veloverleih vermietet ein Velo für einen Tag. Noch nicht besonders viel, aber Maria ist guter Dinge dass das Geschäft florieren wird. Wir wechseln in den Leihdaten Reiter und erfassen die beiden Daten und anschliessend die Positionen.
Möglichkeit: Im Beschreibungstext verwenden wir die beiden Variabeln der Zusatzfelder: $customField17 und $customField18.
Mit Speichern schauen wir uns das Dokument mal an. Die Zusatzfelder können auch in den Textvorlagen bzw. dem Text unten und oben verwendet werden.
Die Platzhalter der Zusatzfelder können alternativ auch in den Texten und Textvorlagen verwendet werden. Vorteil da, die Schrift kann noch ein wenig gestaltet werden.
