Erste Schritte in CashCtrl

Tutorial: Die Buchhaltungssoftware mit der Erste Schritte Checkliste in 8 Schritten einrichten.

Screenshot der Erste Schritte Checkliste beim Einrichten von CashCtrl

1. Firmenadresse und Logo hinterlegen

Über Hinzufügen einen neuen Standort erfassen und die entsprechenden Adressinformationen eingeben. Mehrere Standorte sind möglich, welche bei Aufträgen als Absender auswählbar sind.

Im Reiter Logo kann über Datei hochladen eine .jpg oder .png Datei ausgewählt werden. Das Logo wird auf Auftragsdokumenten und in den Berichten dargestellt.

Die Angabe der Mehrwertsteuernummer sowie der IBAN erfolgt im Reiter UID, Bankdaten.

Weitere Infos zum Erstellen von QR-Rechnungen

Screenshot des Standorte Dialogs zum Eigeben der Adressdaten

2. Hauptwährung auswählen

Hier kann die Standardwährung ausgewählt werden mit der in CashCtrl gearbeitet wird. Doppelklicken auf die gewünschte Währung und den Haken bei Standardwährung setzen oder über Hinzufügen eine andere auswählen und erstellen.

Sobald eine Fremdwährung in einer Buchung verwendet wird, kann die Hauptwährung nicht mehr geändert werden (Fremdwährungen ist ein PRO Feature).

Screenshot der Währungseinstellungen um die Standardwährung zu setzen

3. Steuersätze einrichten

Falls keine Umsatzsteuer verwendet wird, kann der Punkt übersprungen werden.

Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, sollten noch die passenden Steuersätze erfasst werden. Eine Auswahl steht schon bereit. Verändert sich die MwSt. wird jeweils ein neuer Satz erstellt und der alte auf "inaktiv" gesetzt. Dies geschieht duch die User:innen und nicht durch CashCtrl.

Einmal verwendete Steuersätze können nicht mehr gelöscht oder angepasst werden.

Zum Mehrwertsteuer Tutorial

Screenshot der Steuersätze Einstellungen

4. Kontenplan einrichten

Wichtig ist das Einrichten des Kontenrahmens. Damit wird festgelegt welche Konten für die Buchhaltung zur Verfügung stehen. Der generische CashCtrl-Kontenplan bietet eine gute Grundlage, die für die meisten Anwendungen ausreicht. Bei Bedarf kann dieser individuell angepasst werden.

Konten können jederzeit hinzugefügt werden.

Zum Kontenplan Tutorial

Screenshot des Konten Moduls mit tabellarischem Kontenrahmen

5. Eröffnungsbuchungen erfassen

Im Eröffnungsbuchungen-Dialog werden die Eröffnungssalden eingegeben. Soll und Haben müssen ausgeglichen sein, dies ist unten rechts ersichtlich und dann der Fall wenn Differenz: 0.00 in grün angezeigt wird.

Alle Buchungen müssen in der gleichen Währung erfasst sein. Für eine weitere Währung kann der Dialog erneut aufgerufen und weitere Eröffnungsbuchungen in einer Fremdwährung erfasst werden.

Der Dialog ist erreichbar über Konten Mehr Eröffnungsbuchungen oder im Journal im Hinzufügen Dropdown Menu. Dazu muss die erste Rechnungsperiode ausgewählt sein, da die Eröffnungsbuchungen in diese fallen müssen.

Gut zu wissen: Eröffnungsbuchungen sind nur einmalig notwendig. Die Überträge in folgenden Jahren werden von CashCtrl automatisch gemacht.

Zum Eröffnungsbuchungen Tutorial

Screenshot des Eröffnungsbuchungen Dialogs

6. Abrechnungsmethode definieren

Sofern Umsatzsteuer angewendet wird, kann hier festgelegt werden, ob die Umsatzsteuer nach vereinnahmtem (MwSt. mit Zahlungsdatum verbuchen) oder vereinbartem Entgelt (MwSt. mit Rechnungsdatum verbuchen) abgerechnet werden soll. Standardmässig ist "vereinbart" eingestellt.

Bitte beachten:

Eine spätere Änderung der Abrechnungsmethode hat keinen Einfluss auf bereits getätigte Buchungen.
Sofern bei manuellen Buchungen kein Steuersatz ausgewählt wird oder bei Ertragskonten keine Steuersätze hinterlegt sind, wird keine Mehrwertsteuer verrechnet. Wenn die Unternehmung nicht steuerpflichtig ist, muss dies nicht separat deaktiviert werden.

Screenshot der Erste Schritte Checkliste

7. Zwei-Faktor Authentisierung aktivieren

Damit wird zusätzlich zum Passwort noch ein Zahlenschlüssel aus einer App benötigt um sich einzuloggen. Als App empfehlen wir Authy oder Google Authenticator. Einfach über den Appstore oder Google Play eine der Apps herunterladen und einmalig den von CashCtrl generierten QR Code scannen.

Unbedingt den langen Code für eine allfällige Wiederherstellung notieren. Bei Handywechsel oder -verlust kann die 2-FA so wiederhergestellt werden.

Die App generiert ein zeitlich begrenzt gültiges 6-stelliges Token, das im zweiten Schritt beim Login eingegeben wird.

Zum Einrichtungstutorial für 2FA

Screenshot der Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentisierung

8. PRO DEMO ausprobieren (optional)

Unverbindlich und gratis für 30 Tage die PRO Funktionen testen. Vor Ablauf der 30 Tage wird unverbindlich die Rechnung per Email verschickt. Diese kann jedoch ignoriert werden, sofern nicht mit PRO weitergefahren werden soll. Es kann unkompliziert wieder zu FREE gewechselt werden (Downgrade zu FREE anklicken).

Keine Abo Falle, kein Haken :-)

Hier gehts zur Übersicht der PRO Funktionen