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Tutorial: Mitgliedsbeiträge, Abos oder andere wiederkehrende Beiträge verrechnen ist mit dieser Pro-Funktion komfortabel. Aus einer Dokumentvorlage werden mit ein paar Klicks die Rechnungen für alle Mitglieder erstellt. Serienrechnung ahoi!
Inhalt
Es empfiehlt sich die Mitglieder nach Art der Mitgliedschaft in Kategorien zu ordnen. Das heisst die Kontakte werden in eigenen Untergruppen sortiert. Damit vereinfacht sich nachher die Auswahl der Kontakte im Auswahlfenster. Es kann aber auch nach eigenen Zusatzfeldern gefiltert werden.
Für aussagekräftige Auswertungen ist es sinnvoll, die Mitgliedsarten als Artikel im Inventar aufzuführen. So erstellt CashCtrl ausführliche Berichte zu den Einnahmen und Anzahl der verschiedenen Mitgliedschaften.
Zuerst wird eine Rechnungvorlage als Entwurf erfasst. Anschliessend wird diese für eine Vielzahl von Personen/Adressen kopiert. Es kann nur eine Rechnungsart in dem Schritt erfasst werden, also zB. nur eine Mitgliedsart. Für andere Mitglieder muss der Schritt erneut ausgeführt werden.
Erstellen Sie die Rechnung mit einer beliebigen Adresse und fügen Sie eine Mitgliedschaft als Position auf. Speichern Sie die Rechnung.
Wiederkehrende Rechnungen
Damit im nächsten Jahr die Rechnungen nicht erneut erstellt werden müssen, kann einfach eine wiederholende Rechnung erstellt werden.
Die Rechnung markieren und oben auf Kopieren klicken. Im Bearbeiten Dialog wird nun statt einer Person mehrere gewählt (gleich oberhalb des Feldes). Dies öffnet die Kontaktübersicht mit allen Adressen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Auswahl der Empfängerinnen:
Mit dem Bestätigen der Auswahl wird die Liste mit den Empfänger:innen angezeigt.
Auswählen von mehr als 100 Adressen von einer gefilterten Ansicht (Enterprise)
Sollen mehr als 100 Adressen ausgewählt werden, können diese mit dem Dropdown Menu # unten rechts markiert werden. Damit wird die ganze Liste, ohne Seiten eingeblendet und die Adressen gleich schon zur Auswahl markiert.
Es können beliebig weitere Adressen hinzugefügt werden. Ist die Liste komplett, bestätigen Sie mit Auswählen.
Nun wird statt einer einzelnen Person im Feld Kunde die Anzahl aller Personen aufgeführt. Jetzt können noch letzte Änderungen vorgenommen werden und anschliessend mit Speichern bestätigen. Damit werden alle Dokumente erstellt.
Je nachdem wie viele Rechnungen erstellt werden, kann es ein paar Sekunden dauern bis CashCtrl den Vorgang abgeschlossen hat.
In der Übersicht alle zum Versand bestimmten Rechnungen auswählen. Anschliesend über Mehr xx Dokumente per Mail versenden bestätigen.
Entweder einen eigenen Text erfassen oder direkt eine Vorlage auswählen. Für einen persönlichen Text empfehlen sich Textvorlagen mit Platzhaltern zu verwenden.
Nach dem Vorschau Fenster den Versand bestätigen. Fertig.
Email können auch über den eigenen SMTP Server verschickt werden. Die Funktion ist noch im Beta Status (Stand 2023) und wird in Zukunft noch weiter ausgebaut. Ein Versand über den eigenen Mailserver erhöht die Zustellrate und mindert die Wahrscheinlichkeit dass Mails im Spam Ordner landen.
Rechnungen können auch heruntergeladen und als Brief versendet werden. Dazu müssen nicht alle Dokumente als einzelne PDF heruntergeladen werden, sondern zusammengefasst in einer Datei.
Alle Dokumente filtern, auswählen und über Mehr/xx Dokumente als PDF herunterladen. Ausdrucken. Fertig.
