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Tutorial: Neue Benutzer:in erfassen und per Mail direkt einladen. Neue Rollen erstellen und den Benutzer:innen zuweisen.
1. Rolle konfigurieren
2. Rolle zuweisen
1. Benutzer:in erstellen
2. Benutzer:in einladen
Es soll eine Rolle für die Inventarverwaltung erstellt werden. Die Person benötigt nur Berechtigung um Artikel zu erfassen und zu ändern.
Über Einstellungen/Benutzer & Rollen/Rollen das Menu aufrufen. Entweder durch kopieren eine bestehende Rolle als Ausgangslage nehmen oder eine neue hinzufügen. Die Rolle Gast hat z.B. nur Lesezugriff und kann keine Daten eingeben, kann sich aber alles anschauen. Eine gute Wahl.
Damit die neue Rolle nur das Inventar bedienen kann, werden alle anderen Berechtigungen entfernt. Beim Inventarbereich werden alle ausgewählt. So wird die Person nur den Inventarbereich sehen. Abschliessen mit Speichern.
Die einzelnen Spalten zeigen die verschiedenen Zugriffsarten: Alle/Lesen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen. CashCtrl gibt keine Vorgaben welche Rechte vergeben werden müssen, das liegt bei Ihnen. Gewisse Konfigurationen schliessen sich aber gegenseitig aus und funktionieren daher nicht. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Support.
Oder wenn Sie es grad jetzt wissen möchten schauen Sie in der Dokumentation nach.
Einen neuen Benutzer einladen und eine Rolle zuweisen geht in einem Schritt.
Es kann entweder ein bestehender Benutzer aus der Liste ausgewählt werden oder ein neuer eingeladen. Im Beispiel besteht nebst der Administratorin noch keine darum wird jemand eingeladen.
Über Hinzufügen die zu vergebende Rolle auswählen und neue Email Adresse eingeben. Bestätigen mit Benutzer:in einladen und fertig, die Mail ist versandt.
CashCtrl versendet automatisch eine Email und informiert die Person, dass sie eingeladen wurde. Besteht unter der Email Adresse noch kein CashCtrl Account erstellt die Buchhaltungssoftware diesen gleich. Die eingeladene Person muss also zuvor nicht einen neuen Account erstellen um mitarbeiten zukönnen.
Das Token aus der Email bestätigen und los gehts. Ganz wichtig: Das Passwort noch anpassen und bestenfalls gleich 2FA einrichten.
Und so sieht der Zugang anschliessend aus. Die Rolle bewirkt, dass die Person nur den Inventar-Bereich sieht und bearbeiten kann. Gleiches klappt auch bei anderen Bereichen wie z.B. den Kontakten.
