Neuen Benutzer oder Benutzerin erfassen und Rolle vergeben

1. Neue Rolle erstellen

Es soll eine Rolle für die Inventarverwaltung erstellt werden. Die Person benötigt nur Berechtigung um Artikel zu erfassen und zu ändern.
Über Einstellungen Benutzer & Rollen Rollen das Menu aufrufen. Entweder durch kopieren eine bestehende Rolle als Ausgangslage nehmen oder eine neue hinzufügen. Die Rolle Gast hat z.B. nur Lesezugriff und kann keine Daten eingeben, kann sich aber alles anschauen. Eine gute Wahl.

Die Standard Rollen mit dem Schloss Symbol können nicht verändert werden. Es kann aber eine Kopie davon mit eigenen Anpassungen erstellt werden.

2. Rolle konfigurieren

Damit die neue Rolle nur das Inventar bedienen kann, werden alle anderen Berechtigungen entfernt. Beim Inventarbereich werden alle ausgewählt. So wird die Person nur den Inventarbereich sehen. Abschliessen mit Speichern.

3. Eingeloggte Ansicht

Und so sieht der Zugang anschliessend aus. Die Rolle bewirkt, dass die Person nur den Inventar-Bereich sieht und bearbeiten kann. Gleiches klappt auch bei anderen Bereichen wie z.B. den Kontakten.

4. Benutzer erstellen und Rolle zuweisen

Einen neuen Benutzer einladen und eine Rolle zuweisen geht in einem Schritt.

Über Hinzufügen den Dialog öffnen und die Email Adresse oder gleiche mehrere Adressen eingeben. Dann die zu vergebende Rolle aus dem Dropdown auswählen und mit Benutzer einladen bestätigen. Fertig, die Mail ist versandt!

5. Account wird direkt erstellt

CashCtrl versendet automatisch eine Email und informiert die Person, dass sie eingeladen wurde. Besteht unter der Email Adresse noch kein CashCtrl Account, erstellt die Buchhaltungssoftware diesen gleich. Die eingeladene Person muss also zuvor nicht einen neuen Account erstellen um mitarbeiten zu können.

Das Token aus der Email bestätigen und los gehts. Ganz wichtig: Das Passwort noch anpassen und bestenfalls gleich 2FA einrichten.

6. Gut zu wissen: Berechtigungen

Die einzelnen Spalten zeigen die verschiedenen Zugriffsarten: Alle/ Lesen/ Erstellen/ Bearbeiten/ Löschen. CashCtrl macht keine Vorgaben, welche Rechte vergeben werden müssen, das liegt bei Ihnen. Gewisse Konfigurationen schliessen sich aber gegenseitig aus und funktionieren daher nicht. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Support.
Oder wenn Sie es grad jetzt wissen möchten, schauen Sie in der Dokumentation nach.