Personen einladen, neuen Benutzer erfassen und Rolle vergeben

Neue Benutzer einladen

Oben rechts auf die Organisation klicken und im Dropdown Menu Benutzer & Rollen wählen. Über Hinzufügen/Benutzer einladen den Dialog aufrufen.

Die Email Adressen einzeln oder kommasepariert eintragen und dann die entsprechende Rolle wählen. 

Gast: Nur Leserechte
Administrator: Lese-/Schreib-/Löschrechte
Treuhänder: Lese-/Schreib-/Löschrechte

Die genauen Rechte jeder Rolle (und neuer) können im Rollen-Menu eingestellt werden. Zum Abschliessen mit Benutzer einladen bestätigen. 

An die angegebenen Email Adressen wird ein Token verschickt mit welchem die Email Adresse bestätigt und die Einladung aktzeptiert wird.

Ist unter der eingeladenen Email Adresse noch kein CashCtrl Account registriert, wird mit der Einladung direkt einer erstellt. Als nächsten Schritt setzen Eingeladene dann noch das Passwort für ihren neuen Account.

Das wärs, jetzt können Sie zusammen im Team loslegen. Viel Spass!

1. Neue Rolle erstellen

Es soll eine Rolle für die Inventarverwaltung erstellt werden. Die Person benötigt nur Berechtigung um Artikel zu erfassen und zu ändern.
Über Einstellungen Benutzer & Rollen Rollen das Menu aufrufen. Entweder durch kopieren eine bestehende Rolle als Ausgangslage nehmen oder eine neue hinzufügen. Die Rolle Gast hat z.B. nur Lesezugriff und kann keine Daten eingeben, kann sich aber alles anschauen. Eine gute Wahl.

Die Standard Rollen mit dem Schloss Symbol können nicht verändert werden. Es kann aber eine Kopie davon mit eigenen Anpassungen erstellt werden.

2. Rolle konfigurieren

Damit die neue Rolle nur das Inventar bedienen kann, werden alle anderen Berechtigungen entfernt. Beim Inventarbereich werden alle ausgewählt. So wird die Person nur den Inventarbereich sehen. Abschliessen mit Speichern.

3. Eingeloggte Ansicht

Und so sieht der Zugang anschliessend aus. Die Rolle bewirkt, dass die Person nur den Inventar-Bereich sieht und bearbeiten kann. Gleiches klappt auch bei anderen Bereichen wie z.B. den Kontakten.

4. Benutzer erstellen und Rolle zuweisen

Einen neuen Benutzer einladen und eine Rolle zuweisen geht in einem Schritt.

Über Hinzufügen den Dialog öffnen und die Email Adresse oder gleiche mehrere Adressen eingeben. Dann die zu vergebende Rolle aus dem Dropdown auswählen und mit Benutzer einladen bestätigen. 

5. Account wird direkt erstellt

CashCtrl versendet ein Token um die Email Adresse zu bestätigen. Durch Klick auf das Token wird die Einladung verifiziert und die Person erhält Zugang zur Organisation.

Besteht unter der eingeladenen Email Adresse noch kein Account, erstellt CashCtrl diesen im gleichen Schritt. Die eingeladene Person muss sich also zuvor nicht registrieren um eingeladen werden zu können. 

Als zweiten Schritt wird noch das Passwort vom neuen Account gesetzt. Und bestenfalls gleich 2FA einrichten oder auf Passkey setzen.

6. Gut zu wissen: Berechtigungen

Die einzelnen Spalten zeigen die verschiedenen Zugriffsarten: Alle/ Lesen/ Erstellen/ Bearbeiten/ Löschen. CashCtrl macht keine Vorgaben, welche Rechte vergeben werden müssen, das liegt bei Ihnen. Gewisse Konfigurationen schliessen sich aber gegenseitig aus und funktionieren daher nicht. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Support.
Oder wenn Sie es grad jetzt wissen möchten, schauen Sie in der Dokumentation nach.