Briefe verfassen, als PDF ausdrucken oder per E-Mail versenden

1. Neue Kategorie für Briefe erstellen

Über Einstellungen Auftragskategorien eine neue Kategorie "Briefe" anlegen und anhand des Screenshots konfigurieren:

• Fälligkeit deaktivieren
• Dokumentvorlage auswählen, die verwendet werden soll
• Soll die gleiche Dokumentvorlage genutzt werden, wie für Rechnungen, ist es sinnvoll diese zu kopieren und "Briefvorlage" o.Ä. zu nennen. Ansonsten interferieren Einstellungen und die Dokumente sehen nicht so aus wie gewünscht.

Optional eine eigene Laufnummer konfigurieren

Das ist sinnvoll, wenn Briefe in CashCtrl gespeichert bleiben sollen oder sich KundInnen auf das Dokument beziehen müssen. Eine beispielhafte Konfiguration zeigt der Screenshot.

So enthält die Laufnummer die Jahreszahl und eine individuelle Nummer die hochzählt. Der Brief ist eindeutig indentifizierbar.

Zum Laufnummern Tutorial

2. Dokumentvorlage auswählen und anpassen

Um die passende Dokumentvorlage auszuwählen, auf das Dreipunkt ... Menü neben Dokumentvorlage klicken. Damit öffnet sich der Dokumentvorlagen Dialog. Vorzugsweise eine Vorlage ohne QR-Teil auswählen und auf bearbeiten klicken.

Im HTML / CSS Reiter sind noch weiterführende Design Anpassungen des Dokuments möglich. Es steht eine Auswahl an Schriften zur Verfügung und auch die Grösse und Ausrichtung von Texten oder Logo können angepasst werden. Geringe HTML / CSS Kenntnisse werden vorausgesetzt.

Mit Speichern weiterfahren.

3. Status für Briefe erstellen

Es empfiehlt sich eigene Status für Briefe zu erstellen. Ein Entwurf- und ein Verschickt-Status sind sicher sinnvoll, eventuell ist ein Vorlagen Status praktisch. Unser Beispiel zeigt drei Status für Briefe:

1. Vorlage: Vorgestaltete Briefe, die immer wieder verwendet werden.
2. Entwurf: Verfasste Briefe, die noch nicht abgeschickt wurden.
3. Verschickt: Versendete Briefe.

Tipp: Bei allen Status den Haken bei "Abgeschlossen" setzen, damit die Dokumente nicht Rechnungsperioden-übergreifend als offen dargestellt werden.

4. Neuen Brief hinzufügen

In der Aufträge Übersicht mit Hinzufügen  Brief einen neuen Brief erfassen. Im Dialog bei Bedarf eine Beschreibung eingeben und die Empfängeradresse auswählen. Alle anderen Felder können ignoriert werden.

Mit Speichern & öffnen wird die Vorschau geöffnet.

5. Brief verfassen und verschicken

Im Reiter Texte auf der linken Seite im Feld Text oben den Brief schreiben. Der Text wird rechts auf dem Dokument laufend aktualisiert. Werden Briefe wiederholt verschickt empfiehlt es sich, Textvorlagen zu nutzen.

Am Schluss den Brief als PDF herunterladen oder direkt aus der Software verschicken. Voilà.

Effizienzsteigerungs-Hinweis: Unter Schritt 1. kann im Feld "Status bei Download / Versand" der Status "Verschickt" ausgewählt werden. Damit fragt CashCtrl beim Download des PDFs gleich ob der Status zu "Verschickt" gewechselt werden soll.