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CashCtrl PRO verfügt über einen Datei-Manager mit welchem sich Dateien in CashCtrl hochladen und speichern lassen. Damit können Dateien wie z.B. PDF von Belegen an Buchungen, Dokumente, Artikel, Personen, usw. angehängt werden. Die Dateien liegen ausschliesslich auf Servern in der Schweiz.
Im Datei-Manager werden alle Dateien organisiert. Der Datei-Manager zeigt eine Übersicht über alle in CashCtrl verfügbaren Dateien. Importierte vCard und camt Dateien werden ebenfalls gespeichert. Dateien können sortiert, geändert, gelöscht und neuen Kategorien zuweisen werden.
Die Spalte mit dem Häckchen weist darauf hin ob eine Datei irgendwo verwendet wird. Wird eine Datei gelöscht befindet sie sich im Papierkorb und kann mit "Papierkorb entleeren" definitiv gelöscht werden.
Möglichkeit 1: Eine oder mehrere Dateien können mit der Maus direkt ins Datei-Manager Fenster gezogen werden.
Möglichkeit 2: Einzelne Daten können über "Hinzufügen" im Hochladen Dialog erfasst werden. Dort lassen sich auch gleich Beschreibung und weitere Infos erfassen.
CashCtrl erkennt die Datei und zeigt das entsprechende Icon.
Doppelklick auf eine Datei öffnet die Detailansicht. Dabei wird (sofern möglich) die Originaldatei dargestellt. Mit den Pfeilen unten rechts kann zur nächsten Datei gesprungen werden.
Dateien lassen sich an fast überall über das Büroklammer Symbol anhängen. Dabei kann eine Datei direkt hochgeladen oder eine schon vorhandene ausgewählt werden. Klicken Sie darauf und wählen Sie die Option.
Es lassen sich beliebig viele Dateien anhängen.
Muss viel manuell gebucht werden ist es mit den Belegen eventuell einfacher diese direkt anhängen zu können. Per Drag and Drop kann mit der Maus die Datei des Belegs einfach in den Buchungsdialog gezogen werden. Damit wird sie automatisch angehängt.
Sind Dateien angehängt wird das Büroklammer Icon markiert. Angehängte Dateien lassen sich wieder über das X Icon wieder entfernen. Dabei wird nicht die date gelöscht, sondern nur die Verknüpfung.
Sollten z.B. Belege für die Steuerbehörde eingereicht werden, so können Dateien als ZIP Archiv heruntergeladen werden. Es können alle Belege oder nur Belege einer bestimmten Kategorie ausgewählt werden. Einfach alle gewünschten Dateien markieren und über Klick auf Download herunterladen.
Über den Button Mehr kann die Tabelle aller Dateien als Excel, CSV oder PDF Datei heruntergeladen werden.
Tipp: benennen Sie Belege stringent nach dem gleichen Muster, wie z.B. "2022-11-15 Beleg Coop.pdf", so können sie später einfacher weiterverarbeitet werden.
