Belegupload, Dateianhänge und Datei-Manager

1. Datei-Manager

Der Datei-Manager ist der Hauptbereich für Dateien. Der Manager zeigt eine Übersicht über alle in CashCtrl verfügbaren Dateien. Importierte vCard und camt Dateien werden ebenfalls hier abgelegt. Dateien können sortiert, geändert, gelöscht und neuen Kategorien zugewiesen werden.

Die Spalte mit dem Büroklammer Symbol weist darauf hin, ob eine Datei irgendwo verwendet wird. Wird eine Datei gelöscht, befindet sie sich zunächst im Papierkorb und kann mit Papierkorb entleeren definitiv gelöscht werden.

2. Dateien hochladen und ersetzen

Hochladen 1: Eine oder mehrere Dateien können mit der Maus direkt ins Datei-Manager Fenster gezogen werden.

Hochladen 2: Einzelne Dateien können über Hinzufügen im Hochladen Dialog erfasst werden. Dort lassen sich auch gleich Beschreibung und weitere Infos erfassen.

CashCtrl erkennt die Dateiendung und zeigt das entsprechende Icon.

Ersetzen: Soll eine verwendete Datei ersetzt werden (z.B. bei AGB als PDF Form) wird die Datei über Bearbeiten oder per Doppelklick geöffnet und über den Ersetzen Button ausgewählt und bestätigt. So bleiben alle Verknüpfungen bestehen aber die neue Datei ist verknüpft.

3. Ansicht

Doppelklick auf eine Datei öffnet die Detailansicht. Dabei wird (sofern möglich) die Originaldatei dargestellt. Mit den Pfeilen unten rechts kann zur nächsten Datei gesprungen werden.

Tastaturkürzel sind alternativ möglich, siehe Tastaturkürzel Tutorial

4. Belege und Dateien anhängen

Dateien lassen sich überall über das Büroklammer Symbol anhängen. Dabei kann eine Datei dann direkt hochgeladen oder eine schon vorhandene ausgewählt werden. Auf die Büroklammer klicken und die Option wählen.

Es lassen sich beliebig viele Dateien anhängen.

5. Belege per Drag & Drop anhängen

Muss viel manuell gebucht werden ist es mit den Belegen eventuell einfacher diese direkt anhängen zu können. Per Drag and Drop kann mit der Maus die Datei des Belegs einfach in den Buchungsdialog gezogen werden. Damit wird sie automatisch angehängt.

6. Anhänge entfernen

Sind Dateien angehängt wird im Dialog das Büroklammer Icon markiert dargestellt. Angehängte Dateien lassen sich wieder über das x Icon wieder entfernen. Dabei wird nicht die Datei selbst gelöscht, sondern nur die Verknüpfung zur Buchung bzw. zum Auftrag etc.

Soll die Datei gelöscht werden, muss sie im Datei-Manager definitiv gelöscht werden.

Gut zu wissen:

Müssen z.B. Belege für die Steuerbehörde eingereicht werden, können Dateien als ZIP Archiv heruntergeladen werden. Es ist möglich alle Belege oder nur Belege einer bestimmten Kategorie auszuwählen. Einfach alle gewünschten Dateien markieren und über Klick auf Download herunterladen.

Über den Button Mehr kann die Tabelle aller Dateien als Excel, CSV oder PDF Datei heruntergeladen werden.

Tipp: Belege stringent nach dem gleichen Muster benennen, wie z.B. "2022-11-15 Beleg Coop.pdf", so können sie später einfacher weiterverarbeitet werden.