Textvorlagen verwenden

Für eine klare und konsistente Kommunikation mit Kundinnen und Kunden empfehlen wir die Verwendung von Textvorlagen. So kann nicht nur Zeit eingespart sondern auch Flülchtligkeitsflehler vermieden werden.

Vorlagen für Kopf- und Fusstext

Vorlagen werden für Kopf- (Text oben) und Fusstext (Text unten) eingesetzt, sowie in CashCtrl PRO für Mailvorlagen. Das Erfassen gestaltet sich simpel.

Screenshot des Dropdown Menü für Textvorlagen

1. Textvorlage erstellen

Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie in der linken Spalte den Reiter Texte Text oben   sogleich erscheint der Einstellungsdialog. Die erstellten Texte werden einfach als Liste dargestellt. Wählen Sie Hinzufügen.

 

 

Screenshot der Textvorlagen Verwaltung

2. Text eingeben, Platzhalter hinzufügen

Nun kann der Text eingegeben und gespeichert werden. An dieser Stelle weisen wir noch auf die Platzhalter/Variabeln hin.

Durch die Verwenung von den Variabeln (gelb markiert) kann im Text auf Werte und Angaben aus dem Dokument refernziert werden. Zum Beispiel zur Empfängerin, dem Betrag, Zahlungsfrist oder Zusatzfelder. Der Vorteil dabei ist, dass der Text nicht mehr eingegeben werden muss sondern von CashCtrl automatisch eingesetzt wird.

Die Variabel $myFullName zB. nimmt immer den Namen des eingeloggden Users.

 

Screenshot des Bearbeiten Dialogs für Textvorlagen

3. Auswählen

Nun kann aus der Liste der gewünschte Text ausgewählt werden. Hier ein Kopftext zu einer Rechnung. Zur einfacheren Ansicht wurden die Texte gelb markiert. Das wärs.

Im Prinzip können fast alle eingegebenen Daten in Texten angezeigt werden. Eigene Zusatzfelder (PRO) werden ebenfalls aufgeführt.

Screenshot des Auswahlfelds für Textvorlagen und der PDF Vorschau

Weitere Einstellungen

Textvorlagen als Dokumentstandard setzen

Wird immer mit dem gleichen Text kommuniziert und muss dieser nicht immer verändert werden, empfiehlt es sich eine Standardvorlage zu setzen.

Die Textvorlage wird in den Einstellungen einer Kategorie hinterlegt und bei jedem neuen Dokument automatisch ausgewählt.

Die Einstellungen erreichen Sie über Einstellungen Auftragskategorien Kategorie bearbeiten Texte.

Screenshot der Einstellung von Standard-Textvorlage in der Auftragskategorie