Statt Briefe extra in Word zu erfassen und auf dem Computer zu speichern kann auch CashCtrl verwendet werden. Adressen und Kontaktangaben der KundInnen werden schon im Programm verwaltet, so sind alle benötigten Infos vorhanden.
Korrespondenz und Rechnungen sind mit der gleichen Schrift und Design erstellt und fügen sich zu einen professionellen Auftritt zusammen.
Über Einstellungen/Auftragskategorien eine neue Kategorie "Briefe" anlegen und entsprechend dem Screenshot konfigurieren. Fälligkeit deaktivieren und die Dokumentvorlage auswählen die verwendet werden soll.
Soll die gleiche Dokumentvorlage genutzt werden wie für Rechnungen ist es sinnvoll diese zu kopieren und "Briefvorlage" o.Ä. zu nennen. Ansonsten interferieren die Einstellungen und die Dokumente sehen nicht so aus wie gewünscht.
Um die passende Dokumentvorlage (vorzugsweise ohne Einzahlungsschein oder QR-Teil) auszuwählen, auf die "..." neben Dokumentvorlage klicken. Damit öffnet sich der Dokumentvorlage-Dialog. Vorlage auswählen und bearbeiten klicken.
Im HTML/CSS Reiter sind noch weiterführende Designanpassungen des Dokuments möglich. Es stehen eine Auswahl an Schriften zur Verfügung und auch Grösse und Ausrichtung können angepasst werden. Minimalste HTML/CSS Kenntnisse werden vorausgesetzt. Mit Speichern weiterfahren.
Optional kann eine Laufnummer konfiguriert werden. Das ist sinnvoll, wenn Briefe in CashCtrl gespeichert bleiben sollen oder sich KundInnen auf das Dokument beziehen müssen. Hier ein Beispiel für eine Konfiguration:
Drei Status erweisen sich als sinnvoll. Funktioniert aber auch mit zwei Status, das überlassen wir Ihnen. Ein Entwurf- und ein Verschickt-Status sind aber sicher sinnvoll.
1. Vorlagen. Vorgestaltete Briefe die immer wieder verwendet werden.
2. Entwurf. Erfasste Briefe, die noch nicht abgeschickt wurden.
3. Verschickt. Gesendete Briefe.
Alle Status auf "Abgeschlossen" setzen, damit die Dokumente nicht rechnungsperiodenübergreifend als offen dargestellt werden.
In der Übersicht mit Hinzufügen/Brief einen neuen Brief erfassen. Im Dialog bei Bedarf eine Beschreibung eingeben und die Empfängeradresse wählen. Alle anderen Felder ignorieren und mit Speichern & öffnen weiterfahren.
Im Reiter "Texte" auf der linken Seite im Text oben Feld den Brief schreiben. Der Text wird rechts auf dem Dokument laufend aktualisiert. Werden Briefe wiederholt verschickt empfiehlt es sich, Textvorlagen zu nutzen.
Am Schluss den Brief als PDF herunterladen oder direkt aus der Software verschicken. Voilà.
Effizienz-steigerungs-Hinweis: Unter Schritt 1. kann im Feld "Status bei Download" der Status "Verschickt" ausgewählt werden. Damit fragt CashCtrl wenn das PDF heruntergeladen wird gleich ob der Status auf verschickt gewechselt werden soll.
