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Teilrechnung / Anzahlung / Akontorechnung

Das folgende Tutorial zeigt wie in CashCtrl eine Rechnung mit Anzahlung erstellt werden kann. So können Reparaturen oder Bestellaufträge die eine Anzahlung voraussetzen verarbeitet werden. Auf diese Art ist es auch möglich Teilrechnungen und Akontorechnungen zu konfigurieren. Dafür müssen zB nur die Dokumentbezeichnungen angepasst und passende Textvorlagen erstellt werden.

1. Offerte wird erstellt und versendet
2. Offerte wird akzeptiert
3. Auftragsbestätigung wird versendet mit 50% Anzahlung.
4. Demzufolge wird eine Akontozahlung fällig und mitgeschickt.
5. Lieferung wird mit Rechnung (Restbetrag) versendet.

1. Buchungsvorlage einrichten

Die hier erfassten Buchungen können bei den Aktionen in allen Status verwendet werden. Anzahlung und Zahlung sind exakt gleich, werden aber auf diese Weise im Journal unterschiedlich ausgewiesen. Zahlung ist schon als Standard Buchung erfasst.

2. Offerten einrichten

  • Status Entwurf/Offen lösen keine Buchungen aus.
  • Status Akzeptiert löst auch keine Buchungen aus aber fragt ob Dokument Auftragsbestätigung erstellt werden soll.
  • Status Abgelehnt löst keine Buchungen aus.

3. Auftragsbestätigung erstellen

  • Status Offen löst keine Buchungen aus.
  • Status Anzahlung erfassen löst auch keine Buchungen aus aber fragt ob eine Rechnung erstellt werden soll. Wird gewählt nach Überweisung der ersten Anzahlung. Damit kann mit dem Auftrag begonnen werden.
  • Status Storniert löst keine Buchungen aus.

4. Rechnung erstellen

  • Status Entwurf löst keine Buchungen aus.
  • Status In Arbeit verbucht die Beträge und erfasst die erste Anzahlung. Dieser Status kann auch zB. 1. Zahlung oder Anzahlung genannt werden. In Arbeit bedeutet hier dass die Anzahlung geleistet wurde und am Auftrag gearbeitet wird.
  • Status Erledigt steht dafür, dass der Auftrag abgeschlossen wurde. Dieses Dokument wird  dem Kunden geschickt. Damit ist die zweite Zahlung fällig.
  • Status Verrechnet wird mit Eintreffen der zweiten Zahlung erstellt. Der Auftrag ist abgeschlossen.
  • Status Erinnert Unschön aber kommt immer wieder vor.
  • Status Storniert Storniert den Auftrag und erfasst eine Gutschrift der Anzahlung.

Wichtig noch: Für die jeweiligen Dokumente empfehlen wir mit Textvorlagen zu arbeiten und Platzhalter einzusetzen. So können die Restbeträge auf der Rechnung angezeigt werden (hier ein wenig dramatisch hervorgehoben). Das gleiche funktioniert auch bei der Anzahlung.