Mitgliedsbeiträge (mehrfach Rechnungen)

Mitgliedsbeiträge, Abos oder andere wiederkehrende Beiträge verrechnen ist mit dieser Funktion äusserst komfortabel. Aus einer Dokumentvorlage werden mit eine paar Klicks die Rechnungen für den ganzen Verein erstellt.

Vorbereitungen und Ablauf

Es empfiehlt sich die Mitglieder nach Art der Mitgliedschaft in Kategorien zu ordnen. Das heisst die Kontakte werden in eigenen Untergruppen sortiert. Damit vereinfacht sich nachher die Auswahl der Kontakte im Auswahlfenster. Es kann aber auch nach eigenen Feldern gefiltert werden.
 

 

Screenshot: Mitgliederübersicht

Für gute Auswertungen ist es sinnvoll, die Mitgliedsarten als Artikel im Inventar aufzuführen. So erstellt CashCtrl ausführliche Berichte zu den Einnahmen und Anzahl der verschiedenen Mitgliedschaften.

Screenshot: Übersicht der Mitgliedsarten CashCtrl

1. Rechnungsvorlage erstellen

Zuerst wird eine Rechnungvorlage als Entwurf erfasst. Anschliessend wird diese für eine Vielzahl von Personen/Adressen kopiert. Es kann nur eine Rechnungsart in dem Schritt erfasst werden, also zB. nur eine Mitgliedsart. Für andere Mitglieder muss der Schritt erneut ausgeführt werden.

Erstellen Sie die Rechnung mit einer beliebigen Adresse und fügen Sie eine Mitgliedschaft als Position auf. Speichern Sie die Rechnung.

  Wiederkehrende Rechnungen
Damit im nächsten Jahr die Rechnungen nicht erneut erstellt werden müssen kann einfach eine wiederholende Rechnung erstellt werden. Damit wird das Dokument zum Zeitpunkt X erstellt und die Rechnung kann versant werden. https://cashctrl.com/de/help/tutorials/recurrences

Screenshot: Dialog Rechnungserstellung in CashCtrl

2. Vorlage kopieren

Markieren Sie die Rechnung und wählen Sie oben "Kopieren". Im Bearbeiten Dialog wählen Sie statt einer Person "mehrere" (gleich oberhalb des Feldes). Dies öffnet die Kontaktübersicht mit allen Adressen.

Screenshot: Kunde Rechnung

3. Empfänger:innen 
auswählen

Wählen Sie nun mehrere einzelne Adressen, filtern Sie nach bestimmten Vorgaben oder wählen Sie gleich eine ganze Kategorie aus (alle enthaltenen Adressen werden ausgewählt). Bestätigen Sie die Auswahl und die Liste mit den Empfänger:innen wird angezeigt.


Aus einer gefilterten Ansicht können maximal die 100 angezeigten Adressen ausgewählt werden. Um weitere 100 auszuwählen muss nochmals gefiltert und weitere Seiten ausgewählt werden.

Screenshot: Gefilterte Ansicht Adressen und Kontakte

Auswählen von mehr als 100 Adressen von einer gefilterten Ansicht
Sollen mehr als 100 Adressen ausgewählt werden, können diese mit dem Dropdown Menu unten rechts markiert werden. Damit wird die ganze Liste, ohne Seiten eingeblendet und die Adressen gleich schon zur Auswahl markiert.

Wird die Auswahl übernommen, setzt sich die Ansicht wieder zur Seitenansicht zurück.

Diese Funktion steht nur dem PRO/Enterprise Account zur Verfügung. 

Screenshot: Mehr als 100 Kontakte pro Seite einblenden

Es können beliebig weitere Adressen hinzugefügt werden. Ist die Liste komplett, bestätigen Sie mit "Auswählen".

Screenshot: Liste der ausgewählten Kontakte

4. Fertig zum Erstellen

Nun wird statt einer einzelnen Person im Kunde-Feld, die Anzahl aller Personen aufgeführt. Bringen Sie noch letzte Änderungen an und bestätigen Sie anschliessend mit "Speichern." Damit werden alle Dokumente erstellt. 

Screenshot: Vielzahl an Kunden und Kundinnen ausgewählt

5. Geschafft, alle Rechnungen sind erstellt

Jenachdem wieviele Rechnungen erstellt werden, kann es ein paar Sekunden dauern bis CashCtrl den Vorgang abgeschlossen hat. 

 

Screenshot: Neu erstellte Rechnungen in der Übersicht

Rechnungen per Email verschicken

1. Rechnungen in Übersicht auswählen

In der Übersicht alle zum Versand bestimmten Rechnungen auswählen. Anschliesend über "Mehr" xx Dokumente per Mail versenden bestätigen.

Screenshot: Mehrere Rechnungen als ein PDF herunterladen

2. Text eingeben oder Vorlage wählen

Entweder einen eigenen Text erfassen oder direkt eine Vorlage auswählen. Für einen persönlichen Text empfehlen sich Textvorlagen mit Platzhaltern zu verwenden. Das Tutorial dazu finden Sie hier: CashCtrl Tutorial Textvorlagen

Nach dem Vorschau Fenster den Versand bestätigen. Fertig.

Screenshot: Email Versand Dialog CashCtrl

Versand über eigenen SMTP Server (Beta)

Email können auch über den eigenen SMTP Server verschickt werden. Die Funktion ist noch im Beta Status (Stand April 2022) und wird in Zukunft noch weiter ausgebaut. Ein Versand über den eigenen Mailserver erhöht die Zustellrate und mindert die Wahrscheinlichkeit dass Mails im Spam Ordner landen.

-> Einstellungen/Benutzerprofil/SMTP

Screenshot: SMTP Konfiguration CashCtrl

Rechnungen als Brief versenden

1. Rechnungen auswählen und als PDF herunterladen

Rechnungen können auch heruntergeladen und als Brief versendet werden. Dazu müssen nicht alle Dokumente als einzelne PDF heruntergeladen werden, sondern zusammengefasst in einer Datei. 

Alle Dokumente filtern, auswählen und über Mehr/xx Dokumente als PDF herunterladen. Ausdrucken. Fertig.

Screenshot: Mehrere Rechnungen als ein PDF herunterladen.