Mitgliederrechnungen für Vereinsbeiträge (Multi-Rechnungen)

Tutorial: Mitgliedsbeiträge, Abos oder andere wiederkehrende Beiträge verrechnen ist mit dieser Funktion äusserst komfortabel. Aus einer Dokumentvorlage werden mit ein paar Klicks die Rechnungen für den ganzen Verein erstellt.

Inhalt 

  1. Vorbereitungen Personen
  2. Mitgliedschaften ins Inventar aufnehmen
  3. Rechnungsvorlage erstellen
  4. Vorlage kopieren
  5. Empfänger:innen auswählen
  6. Fertig zum Erstellen
  7. Geschafft, alle Rechnungen sind erstellt
  8. Rechnungen per Email verschicken
  9. Versand über SMTP Server
  10. Rechnungen als Brief versenden
Screenshot des Dialogfensters zur Auswahl der Empfänger:innen von Mehrfachrechnungen

1. Vorbereitungen Personen

Es empfiehlt sich die Mitglieder nach Art der Mitgliedschaft in Kategorien zu ordnen. Das heisst die Kontakte werden in eigenen Untergruppen sortiert. Damit vereinfacht sich nachher die Auswahl der Kontakte im Auswahlfenster. Es kann aber auch nach eigenen Zusatzfeldern gefiltert werden.

Zum Excel-Import Tutorial 

Screenshot: Mitgliederübersicht mit Kategorien

2. Mitgliedschaften ins Inventar aufnehmen

Für aussagekräftige Auswertungen ist es sinnvoll, die Mitgliedsarten als Artikel im Inventar aufzuführen. So erstellt CashCtrl ausführliche Berichte zu den Einnahmen und Anzahl der verschiedenen Mitgliedschaften.

Screenshot: Übersicht der Mitgliedsarten CashCtrl

3. Rechnungsvorlage erstellen

Zuerst wird eine Rechnungvorlage als Entwurf erfasst. Anschliessend wird diese für eine Vielzahl von Personen/Adressen kopiert. Es kann nur eine Rechnungsart in dem Schritt erfasst werden, also zB. nur eine Mitgliedsart. Für andere Mitglieder muss der Schritt erneut ausgeführt werden.

Erstellen Sie die Rechnung mit einer beliebigen Adresse und fügen Sie eine Mitgliedschaft als Position auf. Speichern Sie die Rechnung.

  Wiederkehrende Rechnungen
Damit im nächsten Jahr die Rechnungen nicht erneut erstellt werden müssen, kann einfach eine wiederholende Rechnung erstellt werden.

Zum Wiederholungen Tutorial

Screenshot: Dialog Rechnungserstellung in CashCtrl

4. Vorlage kopieren

Die Rechnung markieren und oben auf Kopieren klicken. Im Bearbeiten Dialog wird nun statt einer Person mehrere gewählt (gleich oberhalb des Feldes). Dies öffnet die Kontaktübersicht mit allen Adressen.

Screenshot: Kunde Rechnung

5. Empfänger:innen 
auswählen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Auswahl der Empfängerinnen:

  • Einzelne Adressen mit Ctrl / Cmd Taste gedrückt anklicken
  • Nach Spalten / eigenen Zusatzfelder gefilterte Ansicht und mit Ctrl / Cmd + A alle auswählen (maximal 100 Einträge möglich, unlimitiert mit Enterprise).
  • Ganze Kategorie auswählen: damit werden alle darin enthaltenen Adressen angewählt (unbegrenzte Anzahl möglich)

Mit dem Bestätigen der Auswahl wird die Liste mit den Empfänger:innen angezeigt.

Screenshot: Gefilterte Ansicht Adressen und Kontakte

Auswählen von mehr als 100 Adressen von einer gefilterten Ansicht (Enterprise)

Sollen mehr als 100 Adressen ausgewählt werden, können diese mit dem Dropdown Menu # unten rechts markiert werden. Damit wird die ganze Liste, ohne Seiten eingeblendet und die Adressen gleich schon zur Auswahl markiert.

Screenshot: Mehr als 100 Kontakte pro Seite einblenden

Es können beliebig weitere Adressen hinzugefügt werden. Ist die Liste komplett, bestätigen Sie mit Auswählen.

Screenshot: Liste der ausgewählten Kontakte

6. Fertig zum Erstellen

Nun wird statt einer einzelnen Person im Feld Kunde die Anzahl aller Personen aufgeführt. Jetzt können noch letzte Änderungen vorgenommen werden und anschliessend mit Speichern bestätigen. Damit werden alle Dokumente erstellt. 

Screenshot: Vielzahl an Kunden und Kundinnen ausgewählt

7. Geschafft, alle Rechnungen sind erstellt

Je nachdem wie viele Rechnungen erstellt werden, kann es ein paar Sekunden dauern bis CashCtrl den Vorgang abgeschlossen hat.

Screenshot: Neu erstellte Rechnungen in der Übersicht

Rechnungen per Email verschicken

8. Rechnungen in Übersicht auswählen

In der Übersicht alle zum Versand bestimmten Rechnungen auswählen. Anschliesend über Mehr xx Dokumente per Mail versenden bestätigen.

Screenshot: Mehrere Rechnungen per Email versenden

9. Text eingeben oder Vorlage wählen

Entweder einen eigenen Text erfassen oder direkt eine Vorlage auswählen. Für einen persönlichen Text empfehlen sich Textvorlagen mit Platzhaltern zu verwenden.

Zum Textvorlagen Tutorial

Nach dem Vorschau Fenster den Versand bestätigen. Fertig.

Screenshot: Email Versand Dialog CashCtrl

10. Versand über SMTP Server

Email können auch über den eigenen SMTP Server verschickt werden. Die Funktion ist noch im Beta Status (Stand 2023) und wird in Zukunft noch weiter ausgebaut. Ein Versand über den eigenen Mailserver erhöht die Zustellrate und mindert die Wahrscheinlichkeit dass Mails im Spam Ordner landen.

Zur Einrichtung des SMTP Servers

Screenshot: SMTP Konfiguration CashCtrl

Rechnungen als Brief versenden

11. Rechnungen auswählen und als PDF herunterladen

Rechnungen können auch heruntergeladen und als Brief versendet werden. Dazu müssen nicht alle Dokumente als einzelne PDF heruntergeladen werden, sondern zusammengefasst in einer Datei. 

Alle Dokumente filtern, auswählen und über Mehr/xx Dokumente als PDF herunterladen. Ausdrucken. Fertig.

Screenshot: Mehrere Rechnungen als ein PDF herunterladen.