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Sie haben sich entschieden mit CashCtrl zu arbeiten. Das freut uns sehr, danke dafür!
Zusammen werden wir die Software nun einrichten. Nachdem Sie sich registriert haben, empfängt Sie eine Checkliste, die eine Übersicht gibt was zu tun ist. Die Checkliste ist nicht zwingend, jedoch empfehlenswert kurz durchzugehen.
Klicken Sie direkt auf den ersten Punkt und der Dialog öffnet sich sogleich.
Erfassen Sie über Hinzufügen einen neuen Standort und geben Sie die entsprechenden Adressinformationen ein. Auf den Rechnungsdokumenten wird Ihr Logo angezeigt, laden Sie es am besten als .jpg oder .png Datei hoch.
Im Reiter UID, Bankdaten werden die Kontoinformationen erfasst. Um eine QR Rechnung zu erstellen reicht die Angabe der IBAN Nummer. Die in der Schweiz verwendeten ESR Einzahlungsscheine werden durch die QR-Rechnung mit Referenz abgelöst. Dazu wird eine QR-IBAN benötigt, welche bei der Bank angefragt werden kann.
Wählen Sie die Standardwährung aus mit welcher in CashCtrl gearbeitet wird.
Sind Sie oder Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, sollten noch die korrekten Steuersätze erfasst werden. Eine kleine Auswahl steht schon bereit. Falls keine Umsatzsteuer verwendet werden muss, kann der Punkt übersprungen werden.
Einmal verwendete Steuersätze können nicht mehr gelöscht oder angepasst werden. Verändert sich die MwSt wird jeweils ein neuer Satz erstellt.
Legen Sie im nächsten Fenster fest ob die Umsatzsteuer nach vereinnahmtem oder vereinbartem Entgelt abgerechnet werden soll.
Ein wichtiger Punkt ist das Einrichten des Kontenplans. Damit legen Sie fest, welche Konten für die Buchhaltung zur Verfügung stehen. Der generische CashCtrl-Kontenplan bietet eine gute Grundlage, die angepasst werden kann. Für die meisten Anwendungen reicht er aus. Erkundigen Sie sich bei Bedarf, welche Konten in Ihrer Branche benötigt werden und fügen Sie diese hinzu.
Sie haben fast alles eingerichtet. Was noch fehlt sind die Beträge auf den Konten. Um Soll und Haben ausgeglichen zu halten nutzen Sie am Besten im Journal Hinzufügen/Sammelbuchung hinzufügen-Dialog. Dieser zeigt unten an ob sich Soll und Haben die Waagschale halten.
Alle Buchungen müssen in der gleichen Währung erfasst sein. Für eine weitere Währung kann der Dialog erneut aufgerufen und weitere Eröffnungsbuchungen erfasst werden.
Zwar sind Ihre Daten bei uns auf dem Server sehr sicher, trotzdem empfehlen wir aber das Zwei-Faktor Login zu aktivieren. Damit wird neben Ihrem Passwort noch ein Zahlenschlüssel aus einer App benötigt um sich einzuloggen. Als App empfehlen wir Authy oder Google Authenticator. Laden Sie die App herunter und scannen Sie einmalig den QR Code. Notieren Sie sich für eine allfällige Wiederherstellung den langen Code.
Die App generiert ein 6-stelliges Token das Sie im zweiten Schritt eingeben.
