QR-Rechnung Schweiz und EU GiroCode

Tutorial: Schweizer QR-Rechnungen mit und ohne ESR erstellen und als PDF herunterladen oder verschicken. Für Europa QR-Rechnungen mit dem GiroCode erstellen.

Inhalt 

  1. QR-Rechnung Schweiz einrichten
  2. Kontoangaben erfassen / ergänzen
  3. QR-IBAN und QR-Referenz / ESR-ID
  4. Dokumentvorlage anpassen
  5. Standard- Dokumentvorlage setzen
  6. QR-Rechnung Europa (GiroCode)
Screenshot einer QR Rechnung

Eine Schweizer QR-Rechnung zu erstellen ist in CashCtrl äusserst einfach. Um den normalen QR Code zu generieren reichen die Angaben vom roten bisherigen Einzahlungsschein aus. Dazu muss in der Organisation ein Standort mit Adresse und IBAN definiert sein. Alles Weitere geschieht automatisch.

2. Kontoangaben erfassen / ergänzen

Falls noch keine Kontoangaben erfasst wurden, dies unter Einstellungen Standorte oder gleich oben via Organisation Standorte nachholen. Hier können die Kontoangaben eingegeben werden.

Wenn nur eine IBAN eingegeben wird, aber keine QR- IBAN, dann generiert CashCtrl automatisch eine Referenz- Nummer nach ISO-11649 Standard. Um Referenznummern zu nutzen ist die QR- IBAN also nicht zwingend notwendig.

Mit Speichern bestätigen.

Screenshot der Standort Einstellungen wo die Bankinformationen eingetragen / ergänzt werden

3. Optional: QR-IBAN und QR-Referenz / ESR-ID

QR-IBAN: Um mit einer schweizer ESR Referenz- Nummer zu arbeiten muss eine QR-IBAN erfasst werden. Diese kann das Finanzinstitut bereitstellen.

 

QR-Referenz / ESR-ID: Die QR-Referenz ist 27-stellig, bzw. 26 Stellen + Prüfziffer. Die ersten Ziffern in der QR-Referenz sind standardmässig Nullen. Optional kann die eigene ESR-ID, oder was immer gewünscht wird, für die ersten 1-8 Ziffern eingegeben werden. Das ist aber optional, das Feld ansonsten einfach leer lassen.

4. Dokumentvorlage anpassen

Um den QR-Code mit dem Zahlteil auf Dokumenten darzustellen, muss eine entsprechende Dokumentvorlage gewählt werden die das Kürzel QR im Namen trägt. Es stehen folgende Standard-Vorlagen zur Auswahl:

  • Digital, QR Schweiz
  • Digital, QR Schweiz, mit Artikel-Bild
  • Digital, QR Schweiz, mit Artikel-Bildern
  • Print, QR Schweiz, Fenster links
  • Print, QR Schweiz, Fenster rechts
Screenshot des Dropdown Menü mit Auswahl an Dokumentvorlagen

5. Standard- Dokumentvorlage für Kategorien setzen

Damit bei allen neuen Dokumenten standardmässig die Dokumentvorlage mit QR Code verwendet wird, kann über Einstellungen Dokumentvorlagen eine Vorlage ausgewählt werden. Auf Bearbeiten klicken und dort in der Konfiguration den Haken setzen bei "Als Standard-Vorlage verwenden" - fertig.

Es kann für jede Auftragskategorie (wie Offerte, Rechnung usw.) eine eigene Dokumentvorlage definiert werden. Dies ist möglich über Aufträge Verkauf Konfiguration. Dort die Kategorie bearbeiten und die Dokumentvorlage auswählen.

Screenshot der Dokumentvorlagen Einstellungen wo die Standard-Dokumentvorlage gewählt wird

Gut zu wissen

  • Ist bei einer Kategorie eine Dokumentvorlage als Standard konfiguriert, nimmt CashCtrl diese anstatt der generellen Standardvorlage.
Fertige QR Rechnung Schweiz

6. QR-Rechnung Europa (GiroCode)

Falls Rechnungen ins europäische Ausland verschickt werden sollen (innerhalb Europa, z.B. nach Deutschland), kann auch die europäische QR-Rechnung mit dem GiroCode verwendet werden.  Einzige Vorgabe ist, dass die Rechnung in Euro ausgestellt wird.

Konfiguriert und angewendet wird die QR-Rechnung Europa genau gleich wie die Schweizer QR Rechnung. Zur Auswahl stehen folgende Dokumentvorlagen:

  • Digital, QR, Europa
  • Digital, QR, Europa, mit Artikel-Bild
  • Digital, QR, Europa, mit Artikel-Bildern
  • Print, QR, Europa, Fenster links
  • Print, QR, Europa, Fenster rechts
Fertige QR Rechnung Europa mit GiroCode