Importieren von Artikel und Personen aus einer Excel Liste

Tutorial: Artikel und Kontakte direkt aus einer Excelliste zu importieren ist die einfachste Methode in CashCtrl zu starten. Alles von Hand abzutippen ist nicht nötig.

Inhalt 

  1. Import Dialog öffnen
  2. Datei auswählen
  3. Spalten zuweisen
  4. Zusatzfelder zuweisen
  5. Import ausführen
  6. Ergebnis
  7. Gut zu wissen
Screenshot der Vorschau, welche Kontakte zum Import ausgewählt wurden

Falls Sie sich bisher gescheut haben, die Adressdaten Ihrer Kunden oder Vereinsmitgliedern in eine Buchhaltungssoftware zu tippen, bietet der Import eine willkommene Vereinfachung. Mitgliederlisten und Daten sind so immer auf einem aktuelle Stand.

1. Import Dialog öffnen

Die Importfunktion befindet sich im Modul Personen und Inventar jeweils im Dropdown Menu beim Hinzufügen Button.

Info: Der Import von Artikel und Kontakten ist identisch. In diesem Beispiel werden Kontakte importiert.

Screenshot wie der Import Dialog geöffnet wird

2. Datei auswählen

Die zu importierende Datei wird per Drag & Drop ins Fenster gezogen oder ausgewählt aus dem Datei Manager. Unterstützt werden Excel, CSV und VCF Dateien.

Auswählen ob neue Kontakte importiert werden sollen, bestehende angepasst oder beides. Bei Bedarf kann die Kategorie gewählt werden, in welche die Kontakte gespeichert werden. Mutationen und doppelte Einträge werden automatisch erkannt und angezeigt.

Bestätigen mit Weiter

Screenshot des Import Dialogs für den Import von Kontakten oder Artikeln

3. Spalten zuweisen

Im zweiten Dialog werden die Spalten aus der Datei den Feldern in CashCtrl zugewiesen. Die Software weist die Werte (Einträge aus der Datei) schon so gut wie möglich zu. In der Mitte in grau wird ein Beispieldatensatz dargestellt.

Die Liste durchgehen und die passenden Felder in CashCtrl wählen.

Es ist zum Teil möglich mehrere Spalten dem gleichen Feld (z.B. Notizen) zuzuweisen. Die Spalten werden dann nacheinander, jeweils mit einer Leerzeile, importiert.

Screenshot des Mapping Dialogs wo die Spalten aus der Excel Datei den Feldern in CashCtrl zugewiesen werden.

4. Zusatzfelder zuweisen

Wird CashCtrl PRO verwendet, können auch Zusatzfelder genutzt werden. Dabei werden entweder die schon erstellten zugewiesen oder es können direkt aus dem Dialog über Zusatzfelder konfigurieren neue erstellt werden.

Zusatzfelder auswählen für den Kontaktimport

5. Import ausführen

Bevor der Import ausgeführt wird, zeigt CashCtrl eine Übersicht der Kontakte. CashCtrl unterscheidet zwischen Kontakten, die hinzugefügt oder ergänzt werden und zeigt die Anzahl unten rechts an. Bei diesem Import sind alle Kontakte neu, da es sich um eine neue Organisation handelt, die noch keine Einträge hat.

 

Screenshot des Import Dialogs für Kontaktimporte

6. Ergebnis

Die Kontakte sind importiert - nun kann losgelegt werden und die erste Rechnung erstellt werden.

Das Vorgehen ist für den Import von Artikeln ins Inventar identisch.

Screenshot: Kontaktübersicht in CashCtrl

Gut zu Wissen

  • Um Dubletten zu finden, vergleicht CashCtrl die Felder: Personennummer, Vorname, Nachname, Email Adresse. Fehlen Nummer und Email kann es wegen gleicher Vor- und Nachnamen schneller zu erkannten Dubletten kommen.

    Diese Funktion wird in Zukunft überarbeitet. Als Workaround bis dahin empfehlen wir eine Spalte mit einer Nummer von 1-xx für alle Einträge zu erstellen und diese als Personennummer anzugeben. So hat jeder Eintrag eine eigene Nummer und keiner wird  als doppelt erkannt. Beim Import kann die Nummer ignoriert und durch CashCtrl eine eigene Personennummer gesetzt werden.