Buchungen aus CSV / Excel ins Journal importieren

1. Import Dialog öffnen

Im Journal beim Hinzufügen Dropdown Menü über Buchungen importieren den Dialog öffnen.

2. Datei auswählen

Im nächsten Schritt eine Datei aus dem CashCtrl Datei-Manager ( Datei auswählen) oder vom Computer ( Datei hochladen ) auswählen. Alternativ kann eine Datei per Drag & Drop in das Dialogfenster gezogen werden.

Unterstützt werden Excel (.xls / xlsx) und CSV Dateien. Ausserdem werden für den Bank-Import camt.052/053/054 und MT940, als auch gezippte Dateien als .zip oder .tar akzeptiert. Hier gehts zum Tutorial für den Bank-Import

Mit Weiter bestätigen.

3. Mapping: Zuweisen der Spalten

Bei diesem Schritt wird definiert welche Spalten aus der Datei den Feldern in CashCtrl zugewiesen werden. Es kann entweder eine Spalte aus der Datei oder ein fixer Wert gewählt werden. Dazu jeweils auf das Dropdown Menü klicken und die gewünschte Spalte auswählen oder aber einen festen Wert definieren.

Weiter unten können Spalten aus der Datei Zusatzfeldern zugewiesen werden, Kostenstellen und Bedingungen definiert werden.

4. Optionen: Zusatzfelder, Kostenstellen oder Bedingungen

Optional können weiter unten im Dialog noch weitere Einstellungen für den Import vorgenommen werden.

Zusatzfelder: hier können Angaben aus der Originaldatei in weitere Felder überführt werden. Zusatzfelder können direkt aus dem Dialog über Zusatzfelder konfigurieren erstellt und benannt werden. Alternativ erstellt CashCtrl ein neues Zusatzfeld und benennt es entsprechend

Kostenstellen: wenn gewünscht, können hier Kostenstellen für die zu importierenden Buchungen hinterlegt werden. Dazu sind Bedingungen ein wichtiges Hilfsmittel, wenn z.B. nur Aufwandsbuchungen mit Kostenstellen versehen werden sollen.

Bedingungen: hier können Bedingungen für den Import definiert werden. Spalten aus der Datei können mit Operatoren und Werten verknüpft werden. Zum Beispiel können hier nur gewisse Konten, Zeiträume, Beträge usw. gefiltert werden.

Mit Klick auf Weiter fortfahren. Die zu importierenden Buchungen werden nun generiert und in einem Import-Reiter im Journal angezeigt.

5. Buchungen kontrollieren und bestätigen

Durch Abarbeiten öffnet sich der Bearbeiten Dialog. Links stehen die Rohdaten, wie sie in der Originaldatei enthalten sind. Auf der rechten Seite sind die Infos welche in CashCtrl importiert werden. Unten links ist ersichtlich wie viele Buchungen im File enthalten sind.

Wird eine Buchung bestätigt, ist sie grün hinterlegt. Mehrere Zeilen anwählen und als Ganzes bestätigen ist ebenso möglich. CashCtrl springt dann automatisch zur nächsten Zeile und weiter bis zum Ende der Liste.

Es können aus einem Dokument auch nur einzelne Buchungen importiert werden. Dann bleibt der Reiter offen und bereits importierte Buchungen werden ausgegraut.

6. Import ausführen

Sind alle Buchungen bestätigt können diese mit bestätigte Buchungen importieren importiert werden. Erst jetzt werden die Buchungen in die Buchhaltung übernommen. Sind keine Buchungen mehr vorhanden wird der Import Reiter auf Nachfrage des Programms geschlossen.