PDF-Dateien (zB AGB usw.) an Dokumente anhängen

Mit einer einfachen Funktion lassen sich einseitige oder mehrseitige PDF Dateien an Dokumente in CashCtrl anhängen. Manuell für ein Dokument oder per Kategporie für alle neu erstellten Dokumente. Hier eine kurze Übersicht wie das bestmöglich klappt.

Für gewisse Aufträge sind Allgemeine Geschäfstbedinungen oder andere Vereinbarungen notwendig. zum Beispiel AGBs von Service Verträgen, Leistungen eines Abos oder weiterführende Infos zu einer Offerte.

Damit diese nicht vergessen gehen und nicht jedesmal manuell mitgeschickt werden müssen, lohnt es sich die einheitliche Funktion von CashCtrl zu verwenden.

1. PDF Datei einer Kategorie anhängen

Öffnen Sie die Einstellungen der gewünschten Auftragskategorie indem Sie oben oberhalb der Liste auf  "Konfigurieren" klicken. Oder über Einstellungen/Auftragskategorien. Im Reiter PDF ziehen Sie entweder eine Datei per Drag and Drop ins Fenster oder wählen eine von Ihrem Computer bzw dem Filemanager aus.

Bestätigen und abschliessen mit Speichern.

PDF anhängen über Einstellungen/Auftragskategorien

Wird nun eine neue Rechnung erfasst, erhält Sie automatisch die der Kategorie angehängte PDF Datei. Der Anhang kann bei Bedarf übersteuert werden und die Datei entfernt. Der Anhang wird jeweils ganz am Ende des PDFs angehängt, also auch nach dem Einzahlungsschein.

AGB ändern sich in gewissen Abständen und müssen aktualisiert werden. Eine Änderung des Kategorie-PDFs hat aber keine Auswirkung auf vergangene Dokumente. Einmal angehängte PDF Dateien bleiben mit dem Dokument verknüpft und ändern sich nicht rückwirkend.

2. Manuell ein PDF-Datei anhängen

Werden immer unterschiedliche PDFs angehängt (zum Beispiel Pläne eines individuellen Möbels oder einer elektrischen Installation) ist es sinnvoll dies manuell zu tun. 

In der Detailansicht des Dokumentes im linken Bereich ist der PDF Reiter. Dort kann eine PDF Datei per Drag and Drop hineingezogen werden oder vom Computer/CashCtrl Filemanager ausgewählt. Das wärs schon.

Manuelle PDF Anhänge sind möglich in CashCtrl

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