Teillieferung mit Monatsrechnung

Mit den Zusatzfeldern und den Platzhaltern im Text kann ein individueller Workflow erstellt werden. Zum Beispiel ein Lieferschein für Teillieferungen. Dabei wird ein Lieferschein über den Monat ergänzt, die Texte passen sich dabei automatisch an. Ende des Monats wird daraus ein Rechnungsdokument erstellt und an den Kunden verschickt.

Die Maria Gemüse AG liefert Kunden Gemüsekörbe im Abo. Bestellungen von den Kunden werden entweder im Voraus geplant oder spontan gemacht. Um immer eine gute Übersicht zu haben, wird der Ablauf einmalig eingerichtet und anschliessend immer gleich ausgeführt.

1. Artikel im Inventar erfassen

Es empfiehlt sich, alle Artikel im Inventar zu hinterlegen. So erstellen Sie eine optimale Basis für aussagekräftige Auswertungen. Für das Beispiel wurde das Sortiment noch in Gemüse- und Früchtekörbe Kategorien aufgeteilt. Sind alle Artikel eingetragen, kann das Dokument erstellt werden.

2. Zusatzfelder für Lieferdaten und Infos erstellen

Über Einstellungen  Zusatzfelder  Aufträge werden nun die Felder erfasst. Die Maria Gemüse AG möchte monatlich vier Lieferungen ausführen.

Wir erstellen also vier Datumsfelder und weisen sie dem Reiter "Lieferdaten" zu. Die Reiter sind erst beim Erstellen eines neuen Lieferscheins ersichtlich und dienen der Ordnung von Zusatzfeldern.

Beachten Sie auch die Variablen, diese werden nachher im Text verwendet.

 

3. Lieferschein erstellen

Jetzt kann der Lieferschein erstellt und mit Positionen befüllt werden. Aus dem Inventar werden die Artikel (in diesem Fall ein Gemüsekorb) gewählt und mit den Zusatzinfos versehen.

 

4. Lieferdaten eintragen

Im vorhin erstellten Reiter "Lieferungen" können die Lieferdaten für alle geplanten Lieferungen eingetragen werden. Werden die Daten über Datumfelder erfasst und nicht im Text händisch eingegeben, kann die Fehleranfälligkeit durch Schreib- und Kopierfehler minimiert werden.

5. Bestellungen eintragen

Im Beschreibungsfeld der Positionen können nun die Variablen verwendet werden. Variablen passen sich automatisch an, während der ganze Text sonst gleich bleibt.
Jede Position steht für eine Lieferung an einem anderen Tag.

Lieferung am: $customField12  (Lieferdatum 1, 2, usw.)
Spezielles: $customField16  (Platzierung der Ware)

An dieser Stelle fehlt zur Zeit noch eine direkte Auswahlmöglichkeit für Variablen, das wird aber in Zukunft noch erweitert. Die Variable muss jetzt noch in Einstellungen  Zusatzfelder  Aufträge nachgeschaut werden.

Bestätigen Sie mit Speichern und schauen Sie sich die Detailansicht an. Der Lieferschein bietet nun eine Übersicht über alle Bestellungen im Januar 2020. Die Positionen müssen nicht vorab erfasst werden, eine laufende Ergänzung ist auch möglich und bietet sich zum Beispiel bei unregelmässigen Lieferungen an.

6. Monatsrechnung erstellen

Sind alle Lieferungen gemacht und auf dem Lieferschein erfasst, kann mit Nächster Schritt  Rechnung das Rechnungsdokument erstellt werden.
CashCtrl erstellt einen Entwurf für die Rechnung und öffnet den Bearbeiten-Dialog. Passen Sie alles an, wählen Sie einen Grusstext aus den Textvorlagen und versenden Sie die Rechnung an den Kunden. Die Buchhaltung wurde dabei schon erledigt.