Twint/ Paypal/ Stripe Zahlungen importieren

Tutorial: Transaktionsdaten von Zahlungsdienstleistern können in CashCtrl importiert werden. Möglich macht dies der generische Importer für Excel und CSV Dateien.

Inhalt

Screenshot von importierten stripe Buchungen

Transaktionsdaten von Zahlungsdienstleistern wie Twint, Paypal oder Stripe enthalten alle Informationen zur Transaktion in einer Zeile. Also Gebühr, Betrag, Geschäftspartner:in, usw. Beim Import mit CashCtrl können aus einer Zeile dann mehrere Buchungen generiert werden.

So sind Importe auch von Plattformen möglich die wir nicht kennen wie Wordpress ... kleiner Witz :-)

Zeichnung des paypal, stripe, twint logos

1. Import Dialog öffnen

Im Journal beim Hinzufügen Dropdown Menü über Buchungen importieren den Dialog öffnen.

Screenshot des Journals mit dem Hinzufügen Dropdown für "Buchungen importieren"

2. Datei auswählen

Im nächsten Schritt kann eine Datei aus dem CashCtrl Datei-Manager ( Datei auswählen) oder vom Computer ( Datei hochladen ) ausgewählt werden. Alternativ kann eine Datei per Drag & Drop in das Dialogfenster gezogen werden.

Mit Weiter bestätigen.

Screenshot des Buchungen importieren Dialogs wo die zu importierende Datei ausgewählt oder mit der Maus hingezogen werden kann.

3. Mapping (Buchung 1): Zuweisen der Ertragsbuchung

Bei diesem Schritt wird definiert welche Spalten aus der Datei den Feldern in CashCtrl zugewiesen werden. Es kann entweder eine Spalte aus der Datei oder ein fixer Wert gewählt werden. Dazu jeweils auf das Dropdown Menü klicken und die gewünschte Spalte auswählen oder aber einen festen Wert definieren.

Im Screenshot ist beispielhaft die Verbuchung des Ertrags dargestellt. Es wird eine Bedingung definiert (Status = Paid), dass nur erfolgreiche Transaktionen importiert werden.

Screenshot des Mapping Dialogs zum Erstellen der ersten Buchung für den Ertrag

4. Mapping (Buchung 2): Erstellen der Aufwandsbuchung für die Gebühr

Über das wird das Mapping für eine weitere Buchung erstellt. Bei der zweiten Buchung wird für das Beispiel und den Screenshot rechts die Gebühr konfiguriert. Diese steht in der Spalte "fee" der Orignaldatei.

Auch hier wird die identische Bedingung definiert, damit nur erfolgreiche Transaktionen importiert werden.

Screenshot des Mapping Dialogs zum Erstellen der zweiten Buchung für die Gebühr

5. Optional: Zusatzfelder, Kostenstellen oder Bedingungen

Optional können weiter unten im Dialog noch weitere Einstellungen für den Import vorgenommen werden.

Zusatzfelder: hier können Angaben aus der Originaldatei in weitere Felder überführt werden. Zusatzfelder können direkt aus dem Dialog über Zusatzfelder konfigurieren erstellt und benannt werden. Alternativ erstellt CashCtrl ein neues Zusatzfeld und benennt es entsprechend

Kostenstellen: wenn gewünscht, können hier Kostenstellen für die zu importierenden Buchungen hinterlegt werden. Dazu sind Bedingungen ein wichtiges Hilfsmittel, wenn z.B. nur Aufwandsbuchungen mit Kostenstellen versehen werden sollen.

Bedingungen: hier können Bedingungen für den Import definiert werden. Spalten aus der Datei können mit Operatoren und Werten verknüpft werden. Zum Beispiel können hier nur gewisse Konten, Zeiträume, Beträge usw. gefiltert werden.

Mit Klick auf Weiter fortfahren. Die zu importierenden Buchungen werden nun generiert und in einem Import-Reiter im Journal angezeigt.

Screenshot des Mapping Dialogs beim Importieren von Buchungen via Excel oder CSV Datei

6. Buchungen kontrollieren und bestätigen

Durch Abarbeiten öffnet sich der Bearbeiten Dialog. Links stehen die Rohdaten, wie sie in der Originaldatei enthalten sind. Auf der rechten Seite sind die Infos welche in CashCtrl importiert werden. Unten links ist ersichtlich wie viele Buchungen im File enthalten sind.

Wird eine Buchung bestätigt, ist sie grün hinterlegt. Mehrere Zeilen anwählen und als Ganzes bestätigen ist ebenso möglich. CashCtrl springt dann automatisch zur nächsten Zeile und weiter bis zum Ende der Liste.

Es können aus einem Dokument auch nur einzelne Buchungen importiert werden. Dann bleibt der Reiter offen und bereits importierte Buchungen werden ausgegraut.

Screenshot der Import Session mit einer Buchung im Bearbeiten Modus zur Kontrolle

7. Import ausführen

Sind alle Buchungen bestätigt können diese mit bestätigte Buchungen importieren importiert werden. Erst jetzt werden die Buchungen in die Buchhaltung übernommen. Sind keine Buchungen mehr vorhanden wird der Import Reiter auf Nachfrage des Programms geschlossen.

Screenshot Ausschnitt des Importieren Buttons und grün hinterlegten bestätigten Buchungen

Gut zu wissen

Aus einer Zeile einer Excel Tabelle lassen sich beliebig viele Buchungszeilen generieren. In vielen Transaktionsdaten von Zahlungsdiensleistern ist zu jeder Transaktion nur eine Zeile vorhanden, in der sowohl der Umsatz, die Gebühr als auch weitere Informationen verzeichnet sind. Das Besondere beim CashCtrl Importer ist, dass aus einer Zeile der Originaldatei mehrere Buchungszeilen in CashCtrl erstellt werden.
CashCtrl speichert das Mapping für jeden Datei-Typ anhand der Spaltenüberschriften, d.h. beim Importieren der nächsten CSV Datei werden die Felder "Spalte aus der Datei" oder "Fixer Wert" bereits vorausgefüllt sein.
Rückerstattungen: Wird ein Einkauf storniert, so muss der Kaufbetrag zurückerstattet werden. Hierfür wird je nach Zahlungsdienstleister eine Erstattungstransaktion in der csv Datei ausgewiesen. Damit diese korrekt erfasst werden, muss ggf. eine 3. Buchung (Ertrag) und 4. Buchung (Gebühr) konfiguriert werden.
Demo Transaktionsdaten zum Testen: Downloadlink

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