Mandantenverwaltung und Zusammenarbeit mit Kunden

Die Software ist mandantenfähig. Erfassung von Firmenname, Adresse und Logo etc. sind niederschwellig. Im gleichen Mandanten sind mehrere Standorte mit unterschiedlichen Logos und Bankkonten möglich.

Mit wenigen Klicks werden Kunden in der Software zur Mitarbeit im eigenen Mandanten eingeladen. Rechte was geändert/angeschaut werden kann werden detailliert vergeben. Alle arbeiten in Echtzeit mit denselben Daten, Datentransfer mit Kunden und Kundinnen entfällt.

Kundenstamm

Mehrfach Adressen: Für unterschiedliche Belegarten im Verkaufsmodul, ist das Hinterlegen von verschiedenen Adressen, Telefonnummern, E-Mail Adressen möglich.

Kategorien und Zusatzfelder: Der Kundenstamm kann kategorisiert und durch die offene Anzahl von Zusatzfeldern (frei erstellbare Felder, welche wie Originalfelder in die Software eingebettet sind) weitreichend konfiguriert werden.

Zum Beispiel "Steuererklärung ausfüllen", "Abschluss erstellen", "Datum der Belegabgabe" aber auch welche Kunden schon ein Geschenk erhalten haben. Zusätzlich geführte Excellisten entfallen damit komplett.

Buchhaltung einrichten

Kontenplan, MWST

In einem Mustermandanten werden alle benötigten Einstellungen hinterlegt. Durch Kopieren dieses Musters ist ein neuer Mandant innert Minuten erstellt und zum Arbeiten bereit. So sind die für Ihre Treuhandstelle bevorzugten MWST-Codes, Kontenplanvorgaben etc. von Bewginn an konfiguriert.

Eröffnungsbuchungen

Eröffnungsbuchungen werden im ersten angelegten Geschäftsjahr erfasst. Wird das Vorjahr als erste Periode definiert, können Bilanz und ER-Zahlen dort schon erfasst werden. Dadurch ist der Vorjahresvergleich gleich im CashCtrl vorhanden.

Finanzbuchhaltung und Belege

Die FiBu wird mit dem vorgegebenen Saldosatz im Mehrwertsteuerschlüssel verbucht. Nicht nur manuell erstellte FIBU-Buchungen, sondern alle Buchungen aus dem Verkaufs- und ev. Einkaufsmodul.

Bei den Verkaufsbelegen wird der korrekte Mehrwertsteuersatz ausgewiesen, in der FIBU jedoch wird automatisch der Saldo- oder Pauschalsteuersatz verbucht.

Dateneingabe und Importieren

Excel und CSV-Import erleichtern das Anlegen der Buchungen. Wenn Buchungen von einer externen Datenquelle wiederholt importiert werden sollen, erkennt CashCtrl die Datenquelle automatisch und schlägt Infos vor.

Daten aus den Dateien sind selektiv und nach unterschiedlichen Kriterien (Bedingungen) im selben Vorgang importierbar. Dies ist sehr hilfreich zum Beispiel bei Zahlungsdienstleistern oder Kassensystemen.

Buchen mit CashCtrl

Effizientes Buchen

Oft genutzte Konten: Einzelne Konten im Journal können als Lasche offen gelassen werden. Diese bleiben geöffnet auch bei einem erneuten Login.

Gebuchtes wird zur Vorlage: Jede erstellte Buchung und Sammelbuchung wird automatisch zur Buchungsvorlage, was die Buchungserfassung zum Kinderspiel macht.

Buchungsvorlagen: Wird eine Buchung bei einem geöffneten Konto im Journal erfasst, so wird als Buchungshilfe mit Einnahmen und Ausgaben das ausgewählte Konto automatisch richtig im Soll und Haben dargestellt.

Buchungsvorlagen einschränken: Wird im Journal eines Buchhaltungskontos gebucht, erscheinen nur diejenigen Buchungsvorlagen, welche dieses Konto beinhalten.

Jahresübergreifendes Buchen möglich
Gebucht werden kann in jeder nicht gesperrten Buchungsperiode. Dazu muss nicht zuerst die Buchungsperiode gewechselt werden.

Rückbuchen von Abgrenzungsbuchungen: Abgrenzungsbuchungen werden einfach kopiert und auf den ersten Tag der Folgeperiode gebucht. Mit einem Klick wird Soll und Haben getauscht. Schon ist die Buchung mit den richtigen Konten und Betrag zurückgebucht, was die Fehlerquote senkt.

Korrekturen

Fehlerhafte Buchungen korrigieren: Jede Buchung kann bis zur Sperrung des entsprechenden Zeitraums wieder geändert werden. Auch die Einkaufsbelege, Verkaufsbelege, Inventar oder Lohnbuchungen sogar aus dem Fibu Journal heraus, was die Erstellung und Korrektur für den Jahresabschluss besonders einfach macht.

Fehlerhafte Buchungen vermeiden: Übrigens jede korrigierte Buchung, wird wieder als Buchungsvorlage bei der nächsten Buchung vorgeschlagen. So wird der Kunde unterbewusst und ohne Aufwand unterstützt, die Buchungen korrekt vorzunehmen.

Auswertungen haben Links: Viele Auswertungen und Berichte haben links, mit welchen zum Beispiel das Kontodetails des entsprechenden Kontos im Journal angezeigt wird.

BEBU

Ganz frei definierbar: Die BEBU lässt sich völlig frei definieren und für diverse Anwendungsbereiche verwenden. Sie lässt sich so weit anpassen, dass damit ganze Liegenschaftsverwaltungen inkl. einer Kostenverteilung darstellen und verbuchen lassen.

Automatische Verbuchung: Im Kontenplan können die BEBU-Konten zugeordnet werden, so dass beim Verbuchen die BEBU automatisch mitgebucht wird. Trotzdem lässt sich jede Buchung einzeln anpassen.

Debitoren, Kreditoren und Rechnungen

Belegarten sind frei wählbar: Die Auftragsbearbeitung ist frei konfigurierbar. Es gibt hier keine Fixen Vorgaben. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung, Korrespondenzen, Barbelege etc. sind alle möglich.

Rechnungserstellung mit QR-Code: Rechnungen werden direkt mit QR-Codes erstellt, um Zahlungen für Kunden zu vereinfachen.

Verwaltung offener Posten: Das System verwaltet offene Posten und hat eine automatische Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen.

Zahlungsdienstleistern: Zahlungsdienstleister können so viele wie benötigt integriert werden, was die Buchung von Transaktionen erleichtert.

Belege verbuchen/korrigieren

Alle Belege werden nach einem vordefinierten Workflow (natürlich selbst konfigurierbar), automatisch in die FIBU / BEBU verbucht.

Erstellte Belege lassen sich direkt aus der FIBU mittels Doppelklick auf die Buchung öffnen und anpassen. Stornierungen, aufwendige und unübersichtliches Umbuchen entfallen.

Reporting und Auswertungen

Vordefinierte Finanzberichte: Viele Berichte wie Bilanz, Erfolgsrechnung und Cashflow sind vorkonfiguriert aber anpassbar. Auch Berichte nach Kostenstellen oder Zeiträumen anpassen und mit wenigen Klicks erstellen.

Export und Kommunikation: Berichte lassen sich als PDF exportieren oder direkt per E-Mail versenden, ideal für Mandantenkommunikation.

Aktualisierte Daten & API Integration: Daten werden laufend aktualisiert und externe Datenquellen können über eine API Schnittstelle integriert werden.

Darstellung und Export von Daten

Tabellarische Darstellungen wie Journaleinträge, Berichte, Verkaufsrechnungen, Personen und auch selbst erstellte Zusatzfelder, lassen sich in Filtern speichern. Anschliessend lässt sich fast alles als Excel, CSV und PDF exportieren.

Automatischer Export von Daten: Mit Microsoft Excel ist es z.B. möglich über die API Schnittstelle Daten automatisiert abzurufen oder zu aktualisieren. Daten weiterzugeben ist so echt simpel.

Lohn, Inventar, API

Integrierte Lohnbuchhaltung: Erstellung von Lohnabrechnungen und Berücksichtigung komplexer Berechnungen wie Quellensteuer und Sozialabgaben.

Inventarverwaltung: Erfassung und Bewertung von Artikeln zur Unterstützung von Mandanten mit Lagerhaltung.

REST-API Integration: Anbindung externer Anwendungen zur automatisierten Datenübertragung und CRM-Integration.

Individuelle Workflows & Dokumente: Definition flexibler Workflows und Erstellung professioneller Dokumentenvorlagen mit HTML/CSS.

Mein Fazit

CashCtrl ist eine leistungsstarke Plattform und bietet eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für Mandantenverwaltung und Buchhaltung. Die Software deckt alle wichtigen Abläufe ab, von Mandantenanlage bis Lohnabrechnung und Auswertungen.

Vielen Dank an:

AVB Treuhand

Andreas von Bergen

+41 61 963 74 72
team@avb-treuhand.ch

Im Wiedenacker 1
4435 Niederdorf

https://www.avb-treuhand.ch/

Treuhänder Andreas von Bergen von AVB Treuhand erklärt wieso sich CashCtrl für Treuhänder:innen eignet