Artikelnummer, Kundennummer und Laufnummer einrichten

Tutorial: Laufnummern für Artikel, Kontakte, Rechnungen usw. werden automatisch hochgezählt und zentral konfiguriert. Das geht super fix und ist einfach einzurichten.

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Screenshot der Konfiguration einer Auftragskategorie in CashCtrl

1. Wie werden die Laufnummern konfiguriert?

Über Einstellungen Laufnummern wird der Dialog aufgerufen. Es wird eine Liste mit allen (vor-) konfigurierten Laufnummern dargestellt, wie z.B. Belegnummern, Kundennummern, Dokumentnummern.

Die Laufnummern werden aus Platzhaltern zusammengesetzt.

$y (Aktuelles Jahr) z.B. 2020
$m (Aktueller Monat) z.B. 06
$d (Aktueller Tag) z.B. 25
$nd (Laufnummer täglich zurückgesetzt) z.B. 1
$nm (Laufnummer monatlich zurückgesetzt) z.B. 55
$ny (Laufnummer jährlich zurückgesetzt) z.B. 92
$nn (Laufnummer nie zurückgesetzt) z.B. 120

Zusätzlich ist ein eigener, statischer Text möglich wie z.B. EG-, RE-, usw. Statischer Text ist auch zwischen zwei Platzhaltern möglich.

Screenshot der Laufnummern Einstellungen

2. Standard-Laufnummern setzen

Im Laufnummern Dialog werden die Standard-Laufnummern für einzelne Hauptbereiche von Cashctrl gesetzt. Dies ist möglich für:

Journal: für Journal Einträge / Buchungen
Personen: Kundennummer für Kontakte
Inventar: Artikelnummer für Produkte oder Dienstleistungen
Anlagegüter: Laufnummer für Anlagegüter

Screenshot der Einstellungen für die Standard-Laufnummern

3. Kundennummer einer Personen Kategorie zuweisen

Nachdem eine Kundennummer nach den eigenen Vorgaben erstellt wurde, kann sie bei Kontakten auch bei einzelnen Kategorien hinterlegt werden. Dies wird im Personen Modul über die Kategorien konfiguriert. So können z.B. für Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten eigene Laufnummern gesetzt werden. Jeder neu erstellte Kontakt erhält die nächste freie Nummer.

Wird eine Unterkategorie erstellt erbt diese die Nummer der Überkategorie oder es kann eine eigene zugewiesen werden.

Screenshot der Zuweisung einer Kundennummer für eine Personen Kategorie

4. Auftragsnummer, Dokumentnummer hinterlegen

Jeder Auftragskategorie kann eine eigene Laufnummer zugeweisen werden, die automatisch hochzählt. Nachdem eine Laufnummer konfiguriert wurde, kann sie über Einstellungen Auftragskategorien zB. Rechnungen in der gewünschten Kategorie hinterlegt werden.

Alternativ über den Konfigurieren Button im Aufträge Modul

Screenshot des Einstellungen Dialogs der Auftragskategorie Rechnung, wo die Laufnummer eingestellt wird.

5. Gut zu wissen

Zugewiesene Nummern sind lediglich der Standard und werden von CashCtrl automatisch vorgeschlagen. Sie können aber immer überschrieben werden.
Wird ein neuer Auftrag oder ein neuer Kontakt erstellt, kann frei entschieden werden, welche Laufnummer gewählt werden soll. Die angewählte Nummer wird im Hintergrund automatisch weiter hochgezählt, auch wenn sie nicht als Standard konfiguriert ist.
Die Platzhalter mit täglicher, monatlicher oder jährlicher Zurücksetzung ($nd, $nm, $ny) setzen den Zähler einmalig zurück. Dies passiert vom 31.12. auf den 1.1. und nicht anhand der Buchungsdatums.