Automatische Buchungen, Abos und Wiederholungen

Tutorial: wie werden Abos, monatliche Rechnungen und wiederholende Buchungen konfiguriert?

Inhalt

Screenshot des Wiederholungen Dialogs beim Erstellen einer wiederholenden Rechnung

1. Wiederholendes Dokument/ Rechnung erstellen

Die folgende Einstellung funktioniert bei allen Dokumentkategorien gleich. Zuerst normal eine Rechnung erfassen mit Positionen. Dann unten links auf den Wiederholung Button klicken.

Screenshot Rechnungsdialog mit einzelnen Positionen

2. Wiederholung einrichten

Im Wiederholung Dialog dann die gewünschten Einstellungen vornehmen. Das Dokument soll 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erstellt werden. Ist das Dokument erstellt, sendet CashCtrl eine Email an die BenutzerIn Maria Muster.

Die E-Mail enthält den Hinweis, dass neue wiederholende Dokumente erstellt wurden. Es wird lediglich eine E-Mail pro Tag verschickt, die alle Wiederholungen von Dokumenten / Rechnungen zusammenfasst. So wissen UserInnen immer wann neue Rechnungen bereit stehen.

Dann mit Übernehmen und Speichern und Öffnen das Dokument weiterführen und fertigstellen. Soll etwas an der Wiederholung modifiziert werden, kann dies über den Bearbeitungsdialog des Dokuments oder in der Auftragsübersicht gemacht werden.

3. Wiederholungen von Auftragsdokumenten bearbeiten

In der Auftragsübersicht unter Mehr Wiederholungen sind alle aktiven Wiederholungen einsehbar. Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den gleichen Dialog wie aus dem Rechnungs- oder Buchungsdialog.

Screenshot Übersicht der Aufträge mit einer Wiederholung.

4. Wiederholende Buchungen

Die Konfiguration der Wiederholung von einzelnen Buchungen ist identisch wie die Wiederholung von Rechnungen bzw. von Dokumenten.

Screenshot Buchungsdialog mit einzelner Buchung

5. Wiederholende Buchungen fürs ganze Jahr erfassen

Die Wiederholen-Funktion kann auch genutzt werden um eine Vielzahl von Buchungen mit einem Klick zu erstellen. Liegt das erste Ausführungsdatum in der Vergangenheit, werden nach dem Speichern alle (im Beispiel monatlichen) Buchungen erstellt bis zum aktuellen Datum.

Screenshot Wiederholungsdialog mit monatlicher Wiederholung

6. Vielzahl von Rechnungen mit einem Klick erstellt

Das sieht dann in der Übersicht wie folgt aus. Es wurde für jeden Monat ein Dokument erstellt.
So sind regelmässige Buchungen und wiederkehrende Rechnungen für Abos usw auch in einer vergangenen Periode direkt und ohne grossen Aufwand zu erstellen. Das Gleiche gilt auch für andere Dokumente.

Screenshot Journalübersicht mit einer Vielzahl von erstellten Buchungen.

7. Beträge für zukünftige Rechnungen ändern

Zuerst muss bei der aktuellen Wiederholung ein Enddatum gesetzt werden, so dass in Zukunft keine neuen Rechnungen mehr mit dem alten Betrag generiert werden.

Dann kann die Ursprungsrechnung kopiert, der Betrag angepasst und die neue Wiederholung eingerichtet werden.

Screenshot Wiederholung bearbeiten Dialog

Gut zu wissen

Liegt der Zeitpunkt der Erstellung einer Buchung oder eines Dokuments in einer zukünftigen Rechnungsperiode, so sind Buchungen / Dokumente nicht sichtbar. Falls die Rechnungsperiode schon vorhanden ist, kann in die entsprechende Rechnungsperiode gewechselt werden, in die die Buchungen / Dokumente fallen. Falls die Rechnungsperiode noch nicht vorhanden ist, so erscheinen Buchungen / Dokumente, sobald die Rechnungsperiode erstellt wurde und die Seite neu geladen wurde.