Automatische Buchungen und Wiederholungen

Abos, monatliche Rechnungen und wiederholende Buchungen lassen sich in CashCtrl effizient bearbeiten. Die Software erinnert einem daran, wenn neue Aborechnungen erstellt wurden und verschickt werden können. Auch 30 Buchungen auf einmal erstellen ist möglich - aber dazu im Tutorial mehr.

1. Wiederholendes Dokument/Rechnung erstellen

Die folgende Einstellung funktioniert bei allen Dokumentkategorien gleich. Zuerst normal eine Rechnung erfassen mit Positionen. Dann unten links auf den    klicken.

Screenshot Rechnungsdialog mit einzelnen Positionen

2. Wiederholung einrichten

Im Wiederholung Dialog dann die gewünschten Einstellungen vornehmen. Das Dokument soll 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erstellt werden. Ist das Dokument erstellt, sendet CashCtrl eine Email an die BenutzerIn Maria Muster.

Die Email enthält den Hinweis, dass neue wiederholende Dokumente erstellt wurden. Es wird lediglich eine Mail pro Tag verschickt die alle Dokumente/Rechnungen zusammenfasst. So wissen UserInnen immer wann neue Rechnungen breit stehen.

Screenshot wiederholen Dialog.

Dann mit Übernehmen/Speichern und Öffnen das Dokument weiterführen und fertigstellen. Soll etwas an der Wiederholung  modifiziert werden, kann dies über den Bearbeitungsdoalog des Dokuments oder in der Auftragsübersicht gemacht werden.

Screenshot Rechnung in der Detailansicht.

3. Wiederholungen von Auftragsdokumenten bearbeiten

In der Auftragsübersicht unter Mehr/Wiederholungen von Auftragsdokumenten sind alle aktiven Wiederholungen einsehbar. Doppelklick auf eine öffnet den gleichen Dialog wie aus dem Rechnungsdialog.

Screenshot Übersicht der Aufträge mit einer Wiederholung.

4. Wiederholende Buchungen

Die Konfiguration von einzelnen Buchungen ist identisch wie die von Rechnungen bzw Dokumenten.

Screenshot Buchungsdialog mit einzelner Buchung

Wiederholende Buchungen fürs ganze Jahr erfassen

Die Wiederholen-Funktion kann auch genutzt werden um eine Vielzahl von Buchungen mit einem Klick zu erstellen. Liegt das erste Ausführungsdatum in der Vergangenheit, werden nach dem Speichern alle (im Beispiel monatliche) Buchungen erstellt bis zum aktuellen Datum.

Screenshot Wiederholungsdialog mit monatlicher Wiederholung

Das sieht dann in der Übersicht wie folgt aus. Es wurde für jeden Monat ein Dokument erstellt.
So sind regelmässige Buchungen und wiederkehrende Rechnungen für Abos usw auch in einer vergangenen Periode direkt und ohne grossen Aufwand zu erstellen. Das Gleiche gilt auch für Dokumente.

 

Screenshot Journalübersicht mit einer Vielzahl von erstellten Buchungen.