Das sind Treuhänderin Tabea Thalers Tipps für einen gelingenden Start in die Buchführung.

1. Strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben

  Einzelunternehmen: Eröffnung eines Geschäftsbankkontos

Nur geschäftliche Ausgaben gehören in die Buchhaltung. Private Ausgaben werden von der Steuerverwaltung aufgerechnet. Beim Jahresabschluss müssen Unternehmerinnen und Treuhänder prüfen, ob es sich bei den Ausgaben tatsächlich um geschäftlichen Aufwand handelt. Ist das nicht der Fall, müssen entsprechende Umbuchungen vorgenommen werden – was Mehrkosten verursacht. 

Bei Einzelunternehmen vermischen sich private und geschäftliche Ausgaben oft. Werden alle Zahlungen über das Privatkonto getätigt, ist eine saubere Trennung mit hohem Aufwand verbunden. Zudem müssen Einzelunternehmen einen Privatanteil für Fahrzeug- und Verpflegungskosten verbuchen. 

2. Der schlanke Kontenplan - Weniger ist mehr

Ein übersichtlicher Kontenplan spart Aufwand und Zeit. Nicht jede Aufwandsart braucht ein eigenes Konto. Wichtiger ist eine klare, nachvollziehbare Struktur, die am Jahresende zeigt, wo die Hauptkosten entstanden sind.

  Viele kleine Konten machen den Jahresabschluss unübersichtlich.
  Kleinbeträge lassen sich zusammenfassen, z.B. unter «Sonstigem Aufwand».

Je nach Rechtsform werden unterschiedliche Konten für die Kapitalstruktur verwendet:  AG = Aktienkapital, GmbH = Stammkapital, Einzelunternehmung = Eigenkapital

3. Verlängertes Geschäftsjahr

AGs und GmbHs können das erste Geschäftsjahr verlängern. Ist die Gründung am 01.04.2024 läuft das verlängerte Geschäftsjahr bis 31.12.2025.

Dadurch entfällt der Jahresabschluss für das kurze Geschäftsjahr – was Kosten und Zeit spart.

Früher hiess das: Neu gegründete Unternehmen erhalten ein Schreiben des Steueramts, in dem das Ende des ersten Geschäftsjahrs anzugeben war. Heute wird automatisch die Steuererklärung für ein kurzes Anfangsjahr zugestellt.

Für ein verlängertes Anfangsjahr wird die Steuererklärung mit 0 CHF und dem Vermerk: «Verlängertes Geschäftsjahr – Abschluss erstmals per 31.12.20xx» ausgefüllt und zurückgeschickt.

4. Privatanteil Fahrzeug

Fahrzeuge, welche auch privat genutzt werden, müssen zwingend einen Privatanteil aufweisen. Beispiel: Kaufpreis exkl. MwSt CHF 50'000 → 10.8% Privatanteil inkl. MwSt CHF 5'400/Jahr (mind. CHF 150/Monat). Der Privatanteil wird über den Lohn abgerechnet und ist sozialversicherungspflichtig. Er wird zum Bruttolohn dazugerechnet und vor der Auszahlung wieder abgezogen. Dadurch bezahlt der Mitarbeiter nur die Sozialversicherungsbeiträge und die Unternehmung trägt die MWST.

Wird das Fahrzeug nur für den Arbeitsweg benutzt und nicht privat, entfällt der Privatanteil. Dann ist im Lohnausweis lediglich das Kreuz «F» zu setzen. 

Für Geschäftsinhaber besteht die Möglichkeit, den Privatanteil nicht über den Lohn, sondern über das Kontokorrent abzurechnen. Dadurch entfallen die Versicherungen und Deklaration im Lohnausweis. In diesem Fall schuldet der Geschäftsinhaber der Unternehmung den entsprechenden Privatanteil.

5. Liquiditätsüberwachung & Budgetierung

Eine laufende Buchführung ist das Fundament jeder gesunden Unternehmung. Sie zeigt nicht nur die aktuelle Ertragslage, sondern ermöglicht auch:

  gezielte Kostenplanung
  flexibel Entscheidungen treffen bei Veränderungen
  eine vorausschauende Liquiditätssteuerung

Nur wer seine Zahlen kennt, kann sein Unternehmen erfolgreich steuern.