Die Maria Gemüse AG liefert Kunden Gemüsekörbe. Bestellungen von den Kunden werden entweder im Voraus geplant oder spontan gemacht. Beides soll mit einem eingerichteten Workflow übersichtlich eingerichtet werden.

Der Einfachheit halber startet das Tutorial direkt mit dem Lieferschein. Die CashCtrl Auftragsbearbeitung kann aber auch anders konfiguriert werden.

1. Artikel im Inventar erfassen

Es empfiehlt sich alle Artikel im Inventar zu hinterlegen. So erstellen Sie eine optimale Basis für aussagekräftige Auswertungen. Für das Beispiel wurde das Sortiment noch in Gemüse- und Früchtekörbe Kategorien aufgeteilt. Sind alle Artikel eingetragen kann das Dokument erstellt werden.

2. Zusatzfelder für Lieferdaten und Infos erstellen

Über die CashCtrl Einstellungen/Zusatzfelder/Reiter Aufträge werden nun die Felder erfasst. Die Maria Gemüse AG möchte monatlich vier Lieferungen ausführen.

Wir erstellen also vier Datumsfelder und weisen sie dem Reiter "Lieferdaten" zu. Reiter sind erst beim Erstellen eines neuen Lieferscheins ersichtlich und dienen der Sortierung von Zusatzfeldern.

Beachten Sie auch die Variabeln, diese werden nachher im Text verwendet.

 

3. Lieferschein erstellen

Jetzt kann der Lieferschein erstellt und mit Positionen befüllt werden. Aus dem Inventar werden die Artikel (in dem Fall ein Gemüsekorb) gewählt und mit mit den Zusatzinfos versehen.

 

Im vorhin erstellten Reiter "Lieferungen" können die Lieferdaten für alle geplanten Lieferungen eingetragen werden. Werden die Daten über Mehrfelder erfasst und nicht im Text händisch eingegeben, kann die fehleranfälligkeit durch Schreib- und Kopierfehler minimiert werden.

Im Beschreibungsfeld der Positionen können nun die Variabeln verwendet werden. Variabeln passen sich automatisch an, während der ganze Text sonst gleich bleibt.
Jede Position steht für eine Lieferung an einem anderen Tag.

Lieferung am: $customField12  (Lieferdatum 1, 2, usw.)
Spezielles: $customField16  (Platzierung der Ware)

An dieser Stelle fehlt zur Zeit noch eine direkte Auswahlmöglichkeit für Variabeln, das wird aber in Zukunft noch erweitert. Die Variabel muss jetzt noch in Einstellungen/Zusatzfelder/Aufträge nachgeschaut werden.

Bestätigen Sie mit Speichern und schauen Sie sich die Detailansicht an. Der Lieferschein bietet nun eine Übersicht über alle Bestellungen im Januar 2020. Die Positionen müssen nicht vorab erfasst werden, eine laufende Ergänzung ist auch möglich und bietet sich zum Beispiel bei unregelmässigen Lieferungen an.

4. Monatsrechnung erstellen

Sind alle Lieferungen gemacht und auf dem Lieferschein erfasst, kann mit > Nächster Schritt/Rechnung das Rechnungsdokument erstellt werden.
CashCtrl erstell ein Entwurf für die Rechnung und öffnet den Bearbeiten Dialog. Passen Sie alles an, wählen Sie einen Grusstext aus den Textvorlagen und versenden Sie die Rechnung an den Kunden. Die Buchhaltung wurde dabei schon erledigt.