So legen Sie los mit Zusatzfelder — einfaches Anwendungsbeispiel

Zusatzfelder sind ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie CashCtrl für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Viele Prozesse lassen sich damit automatisieren. Hier zeigen wir anhand eines einfachen Beispiels wie Zusatzfelder in CashCtrl funktionieren.

Use-Case: Unsere Artikel sollen um das Feld "EAN" ergänzt werden, damit die "EAN" in der Lagerhaltung eingescannt und auf Rechnungen dargestellt werden kann.

1. Zusatzfeld anlegen

Zusatzfelder können über Einstellungen Zusatzfelder und dort über den entsprechenden Reiter hinzugefügt werden.

Für das Anwendungsbeispiel gehen wir zum Reiter Artikel und fügen ein Zahlenfeld hinzu, das wir "EAN" nennen. Damit das Zusatzfeld auf einem eigenen Reiter dargestellt wird, geben einen neuen Reiter "EAN" ein.

INFO: Jedes Zusatzfeld bekommt von CashCtrl einen einmaligen Platzhalter in Form von $customFieldXY. Über diesen Platzhalter kann der Wert des Zusatzfelds z.B. auf Dokumenten angezeigt werden.

Ein Zusatzfeld anlegen und einstellen wo es dargestellt wird.

2. Artikel importieren bzw. ergänzen

Wir haben unsere Artikelstammdaten exportiert um die EAN Nummern im Excel zu ergänzen. Dies funktioniert z.B. auch mit einem Bluetooth- Scanner, der die EAN Nummer in das Excelfeld einfügt.

Nun möchten wir die Artikel über die Importfunktion wieder in CashCtrl holen um die ergänzte Spalte "EAN" zu importieren (Näheres zur Importfunktion finden Sie hier). Wir setzen den Haken bei "Bestehende Artikel ergänzen".

Wir wählen bei der Zuordnung des Feldes EAN ganz unten in der Liste unterhalb Zusatzfelder EAN aus. So befüllt CashCtrl beim Import die Daten aus der Spalte "EAN" der Excel Datei in das gleichnamige Zusatzfeld.

Artikel importieren und Daten aus Excel dem neuen Zusatzfeld EAN zuweisen

3. Suchen und Filtern nach Zusatzfeld

Nach dem Import können Sie das Zusatzfeld des Artikels als eigene Spalte einblenden. Nun können Sie Artikel auch über eine EAN Nummer suchen und filtern.

 

Zusatzfeld als eigene Spalte einblenden zum Sortieren, Suchen und Filtern von Werten.

4. Anzeigen des Zusatzfelds auf Dokumenten

Wir möchten, dass die EAN Nummer des Artikels auf einem Rechnungsdokument angezeigt wird. Dies erreichen wir, indem wir in der Beschreibung der Position "EAN: $customField19" eingeben (Nr. des Platzhalters ist ein Beispiel).

Variable des Zusatzfelds einfügen um Werte auf Dokument darzustellen

5. Automatisieren / Beschleunigen

Es wäre recht zeitaufwendig bei jedem einzelnen Artikel in der Beschreibung  den Text "EAN: customField19" eingeben zu müssen. Daher ergänzen wir unsere Artikelstammdaten über eine Zusatzspalte "Beschreibung" die wir in Excel erstellen. Wir kopieren in dieses Feld bei jedem Artikel "EAN: $customField19".

Wir ergänzen unser Inventar in CashCtrl über einen weiteren Import der Artikelstammdaten.

Automatisieren des Zusatzfelds für die Darstellung auf Dokumenten

6. Ergebnis

Wenn wir nun eine Rechnung erstellen, erscheint automatisch für jede Position die EAN.

Weitere Anwendungsbeispiele:

Ergebnis: für jede Position auf der Rechnung wird nun auch die EAN dargestellt.